Lorsque vous exécutez une entreprise, il ya des moments où vous avez à dire non à un client, fournisseur ou un associé. Faire dans un de manière professionnelle
peut aider à maintenir une bonne relation.
Présentation de la lettre professionnelle
Composez votre lettre sur la tête de l'entreprise ou à l'arrêt et envoyer la lettre de la personne la plus appropriée dans votre organisation. Si il ya un numéro de client de plainte, numéro de commande ou un compte de référence, l'inclure dans votre correspondance.
Exposer votre cas
Le plomb avec une note positive, tels que remercier le client pour sa demande, puis obtenir le droit au point. Par exemple, "Je vous remercie pour votre soutien et votre récente lettre concernant le statut de la garantie sur votre modèle XYZ caméra vidéo. Après de longues recherches, nous constatons que nous sommes dans l'impossibilité d'honorer la garantie sur votre caméra vidéo à la demande ".
Sauvegardez vos Justification
Donner un particulier raison pourquoi vous refuser la demande d'un client. Par exemple, citer la politique de l'entreprise, sur les faits saillants de l'affaire ou autrement résumer ce qu'il ya derrière votre décision. Inclure les pièces jointes si nécessaire, tels que copies de contrats, garanties ou autres documents qui appuie votre position. Par exemple, "Comme vous le verrez dans l'accord de garantie ci-jointe, cette politique à service complet était en vigueur pour les 12 premiers mois de propriété. Selon nos dossiers, vous avez acheté votre appareil photo il ya trois ans, ce qui rend la demande d'aujourd'hui injustifiée ".
Offrez un compromis
Dans certains cas, il n'y a pas de place pour un compromis ou pour étendre un rameau d'olivier, mais si vous voulez garder l'activité de la clientèle sur la route, offrent une sorte de concession pour aider à amortir le choc. Par exemple, "Nous tenons à vous offrir un rabais de 25 pour cent sur l'achat d'une nouvelle caméra vidéo," ou, "clos, s'il vous plaît trouver une carte-cadeau de 50 $, ce qui est rachetable pour tout achat de produits électroniques dans notre magasin."
Autres types de refus
Au cours de l'exécution de votre entreprise, vous pouvez avoir à baisser les termes des contrats avec les fournisseurs, de refuser les demandes des employés pour le temps des vacances ou autrement rédiger de la correspondance professionnelle à d'autres associés d'affaires. Suivez les mêmes directives générales décrites ci-dessus, l'adaptation de la lettre à la situation spécifique.
Pointe
Déni de contrat: "Je vous remercie de l'occasion de renouveler notre contrat avec ABC enlèvement des ordures. En raison de votre récente augmentation des frais, nous avons choisi de recourir aux services d'un autre fournisseur ".
Demandes du personnel: "Votre demande de congés payés au cours de la dernière semaine de Décembre est refusée, cette semaine est noirci pour tous les employés en raison de stocks de fin d'année.
Invitations collègue: "Je vous remercie pour l'invitation à siéger à votre conseil d'administration. Malheureusement, je dois un certain nombre d'engagements antérieurs professionnels qui me empêchent de prendre sur les nouveaux rôles en ce moment ".
Envelopper
Concluez votre lettre avec une expression de gratitude pour la relation existante suivie par une invitation à discuter de la question si nécessaire. Par exemple, "Je vous remercie pour votre entreprise. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter davantage de cette question, s'il vous plaît sentir libre de me contacter directement. "