Comment rédiger une lettre professionnelle pour un changement de politique

Utilisez votre tête de l'entreprise. Parce que cette lettre est une notification juridique d'un changement de politique, il devrait ressembler officielle et formelle.

Tapez la date complète. Passer un espace de ligne.

Tapez le nom, l'organisation et l'adresse du destinataire. Si cette lettre est un mailing de masse à tous les employés ou tous les clients, vous pouvez soit omettez le nom et l'adresse ou utilisez la fonction de publipostage dans votre programme de traitement de texte pour insérer automatiquement le nom et l'adresse de chaque lettre. Passer un autre espace en ligne.

Tapez "Cher Monsieur / Madame. (Nom)» suivi par un colon. Si cela est une lettre de masse, utilisez une salutation générique comme "Cher client" ou "Cher employés" à la place. Passer un autre espace en ligne.

Commencez la lettre en expliquant le problème qui a conduit à ce changement de politique. Utilisez des faits ou des statistiques qui aideront à convaincre le destinataire. Toujours discuter du problème d'abord dans un message négatif --- Si le destinataire comprend le problème, elle sera plus susceptible d'accepter votre solution.

Expliquer le changement de politique dans un langage clair et précis. Expliquer quand la nouvelle politique prendra effet, les conséquences de ne pas suivre la politique, et tous les détails qui l'employé ou client devra effectuer le changement.

Merci le client ou d'un employé pour son temps et de la coopération. Fournir des informations de contact pour elle à utiliser si elle a des questions à propos de la politique.

Tapez "Sincèrement," et passez trois interlignes. Tapez votre nom complet et le titre. Signez votre nom au-dessus de votre nom dactylographié.

Faites une copie de la lettre pour vos dossiers, et de fournir une autre copie pour votre service juridique. Envoyez les lettres originales. Si le changement de politique est important ou résulte d'un changement dans une loi, envoyer les lettres par courrier certifié de sorte que vous aurez un dossier du moment où chaque bénéficiaire a reçu leur lettre.