Contactez votre département des ressources humaines au sujet de la politique de l'entreprise pour des lettres de référence pour les anciens employés. Beaucoup d'employeurs ont des politiques au sujet de la création de références responsabilité potentielle dans les revendications déposées par les employeurs ultérieurs ou l'ancien employé. La recherche de la loi de votre état sur l'employeur immunité relative à la référence des lettres pour les anciens employés. Les employeurs potentiels aimeraient obtenir des références véridiques et complètes sur le travail de l'histoire- d'un candidat cependant, il est difficile d'obtenir des informations auprès des employeurs précédents qui inquiètent les ramifications juridiques et réclamations éventuelles découlant des employés ayant moins de dossiers d'emploi stellaires.
Examiner le dossier personnel de l'ancien employé pour déterminer la raison pour laquelle elle a quitté la société. La raison de la résiliation peut aussi devenir un problème car vous construisez une lettre de référence. Gardez à l'esprit de la personne à laquelle vous dirigez la lettre de référence peut se demander si l'ancien employé est admissible à la réembauche ou si elle a donné un préavis suffisant de démission. Si elle a suivi la politique de l'entreprise ou d'un protocole pour soumissionner sa démission, ce sont des questions discutables, et vous pouvez probablement aller de l'avant d'écrire une lettre.
Obtenir le nom et le titre complet du destinataire. Dans le cas où l'employé vous demande d'écrire une lettre de référence générique adressée «à qui cela peut concerner," expliquer les limites d'une telle lettre. Dites-lui que vous préférez écrire une lettre à une personne ou une entreprise spécifique de sorte que vous avez un dossier de la façon dont la lettre de référence est utilisé et à quelles fins. Une lettre de référence générique devrait contenir des informations strictement factuel, limité à dates d'emploi, le titre du poste et le salaire. Ce sont des faits de base sur l'emploi qui seraient fournis au cours d'une vérification de l'emploi. Lorsqu'on lui a demandé d'écrire une lettre de référence générique, éviter de fournir plus d'informations que ce qui serait habituellement inclus dans une vérification de l'emploi standard.
Rédiger une lettre de référence que contient des informations factuelles, telles que les dates d'emploi, le titre du poste, une brève description des devoirs et des responsabilités et, sur demande, en commençant et se terminant salaire. Double-vérifier le personnel de l'employé fichier pour vous assurer que vous fournissez des informations précises et revoir votre projet avec le directeur des ressources humaines, si nécessaire. Si vous écrivez une lettre qui contient plus d'informations sur la performance de l'employé, limiter les informations que vous fournissez à savoir si l'employé est admissible à la réembauche. Si l'ancien employé était un employé modèle sans aucun problème de performance au cours de son emploi, de construire la référence d'une manière qui reflète que tant que vous avez des évaluations du rendement pour le sauvegarder.