Commencez le premier alinéa par directement en précisant si vous souhaitez ou non de renouveler le contrat. Si vous souhaitez renouveler, soit se référer au contrat ci-joint et donner des instructions pour le retour, ou donner les coordonnées du destinataire de ce qu'elle doit faire pour vous contacter pour négocier un nouveau contrat.
Si vous n'êtes pas renouveler le contrat, remercier le destinataire pour son temps et intérêts. Donnez brefs détails sur pourquoi le contrat ne sera pas renouvelé. Puis lui donner les informations pertinentes qu'elle devra présenter une nouvelle demande plus tard, le cas échéant, ou de faire appel de la décision.