Indiquez clairement votre but. Toute ambiguïté peut ouvrir la porte à confusion plus tard. Votre ouvre-porte doit se lire, "Vous recevez cette lettre parce que vous actuellement (détenez une politique, travail, etc.)." Après avoir indiqué le nom de l'entreprise ou de l'organisation en question, expliquer que le lecteur est non renouvelé. Pour des questions plus sensibles, comme une position de travail, la lettre devrait suivre un appel téléphonique ou une rencontre personnelle expliquant brièvement les raisons de la non-renouvellement.
Donnez une raison honnête pour non-renouvellement. Votre destinataire mérite une explication valable pour la décision. Dans de nombreux cas, la raison peut être aussi simple que d'un changement dans la politique, les compressions budgétaires, ou résiliation ordinaire de la position. Si la décision était fondée sur une mauvaise performance, dire avec un exemple. Par exemple, "Vous êtes non-renouvelé en raison de votre performance dans la capacité de travail, notamment en termes de ponctualité et de dévouement pour la tâche." Éviter cattiness ou statements- trop accusateur place, rester calme et professionnel. Soyez sûr que vous avez des rapports d'incidents spécifiques à sauvegarder les déclarations d'actes répréhensibles ou de mauvaise exécution de la décision devrait être remis en question.
Expliquer les options disponibles pour le destinataire. Pour un changement de politique, donner des solutions de rechange et une date précise de la résiliation. Dans un milieu de travail ou de louer non-renouvellement, il est essentiel non seulement de donner un laps de temps, mais les instructions concernant le temps restant et les responsabilités vacances. Ce sera aussi l'occasion, si vous choisissez, pour informer le destinataire sur le processus d'appel de la non-renouvellement. Fournir des informations de contact pour la personne en charge de ce processus, ou un lien vers le site approprié pour de plus amples informations.
Soyez courtois. Dans de nombreux cas, un non-renouvellement vient comme une surprise pour le destinataire, et il peut être une lettre difficile à lire car il représente souvent un changement majeur dans la vie. Merci l'employé, titulaire de la police, ou un locataire pour leur temps et leur contribution à l'entreprise et leur souhaiter bonne chance dans leurs projets futurs. Ne pas, cependant, allusion à toutes les craintes ou des doutes sur la décision, car cela peut suggérer au destinataire qu'il ou elle devrait contester la décision, ou même saisir le tribunal.
Signez la lettre avec votre nom et la position. Donnez à votre titre et les coordonnées de sorte que le destinataire comprendre votre pouvoir dans la décision et sera en mesure de vous joindre avec des questions. Si vous êtes tout simplement un reportage sur un changement de politique, d'ajouter que le non-renouvellement est conforme à cette politique, et le joindre à titre de référence.