Formater votre document comme une lettre de l'entreprise, adressée au propriétaire de la société, votre gestionnaire de compte ou le département spécifique que vous avez un différend avec. Assurez-vous que le destinataire a le pouvoir de faire quelque chose à propos de la situation - il est une perte de temps pour l'envoyer à quelqu'un sans le pouvoir d'annuler le projet de loi, même si elle le voulait.
Décrire l'opération en question. Soyez précis sur l'heure et la date, le personnel vous interagi avec et la nature de l'accord. Par exemple, vous pourriez noter que «Sur l'après-midi du 21 mai, je suis arrivée à votre hôtel à l'emplacement 300, rue Main. Toby, l'agent qui a pris ma réservation, m'a assuré que si la construction se déroulait dans l'établissement, ma chambre était apte pour l'occupation. "
Indiquer le problème spécifique qui est derrière votre refus de payer pour le convenues produit ou service. Détail comment ce que vous avez reçu a échoué à Match attentes convenues. Si le produit que vous avez commandé a été déformé par le vendeur et ne pas avoir les fonctionnalités dont vous aviez besoin, par exemple, inclure cette information. Si un hôtel lui-même annoncé comme un établissement cinq étoiles situé à seulement à disposer d'un toit qui fuit au lieu d'un toboggan, état que dans la lettre.
Notez tous les efforts que vous avez déjà fait pour résoudre la situation. Encore une fois, les détails spécifiques sont utiles. Dire «je ai appelé une douzaine de fois" peut sembler exagéré, mais en citant les dates et heures des appels rend un dossier plus convaincant.
Inclure votre histoire avec la société en question. Ne pas passer trois pages détaillant chaque transaction, mais une phrase ou deux traiter votre relation historique peuvent être utiles. Si vous avez été un client pendant des années, qui est une crédibilité supplémentaire pour votre demande.
Fermer en réitérant que vous ne serez pas payer le montant en question et demande la confirmation que les articles ont été retirés de votre compte. Demander confirmation de ce par écrit.