Déterminer la nécessité d'annuler la commande. Dès que vous décidez que vous voulez certainement d'annuler la commande, le mettre par écrit et l'envoyer à la société. En écrivant une lettre et l'envoyer, vous avez la preuve documentée de la demande d'annulation. Cela permet d'éviter les malentendus ou les expéditions accidentel des marchandises.
Adresse de la lettre. Utilisez tête de l'entreprise, le cas échéant, et d'écrire le nom et l'adresse de l'entreprise que la commande a été placée avec. Inclure une ligne de référence qui indique votre numéro de compte et un nom de contact. Commencez par écrire «To Whom It May Concern».
Présentez-vous. Commencez à écrire la lettre en indiquant le nom de votre entreprise et le numéro de compte que vous avez avec cette entreprise en particulier. Indiquez votre nom et le poste que vous occupez avec la société.
Indiquer l'objet de la lettre. Inclure un numéro de facture, le cas échéant, et la date de commande pour l'ordre de revenir vous souhaitez annuler. Dites au lecteur que les marchandises sur cette facture ont été back-commandés et que vous ne souhaitez plus recevoir les marchandises. Indiquent clairement que vous écris cette lettre pour faire savoir à l'entreprise que vous souhaitez annuler les produits qui sont actuellement en commande.
Offrez une raison. Si vous avez besoin immédiatement les marchandises et leur ordonna d'une autre société, être honnête et dire à la société que la réception de ces biens était temps sensible. Expliquez que, pour répondre aux besoins de vos clients vous vous êtes senti obligé d'acheter les produits d'un autre fournisseur qui les avait en stock.
Fin de la lettre en remerciant l'entreprise pour comprendre et pour mettre à jour leurs dossiers pour cette transaction. Signez votre nom et indiquez votre titre et numéro de téléphone.