Créer la rubrique de votre lettre, aligné sur la marge de gauche. Inscrivez la date, puis sauter une ligne. Écrivez le nom et l'adresse de la personne à qui vous envoyez la lettre.
Créez votre message d'accueil. Utilisez le nom de la personne à qui vous envoyez la lettre, ou si vous envoyez la lettre à une organisation, vous pouvez écrire «Messieurs,» ou «To Whom It May Concern».
Composez le corps de votre lettre. Vous devriez commencer par indiquant la date et l'heure de l'accident, où l'accident a eu lieu et si il y avait d'autres témoins présents.
Présentez votre compte de l'accident d'une manière chronologique et factuelle. Évitez de reconnaître toute faute dans votre lettre, et éviter de devenir émotif. Inclure tous les détails qui peuvent être nécessaires pour donner au destinataire les informations dont il a besoin pour traiter votre problème.
Demander une résolution à votre problème. Ce sera la partie de la lettre où vous faites des demandes du destinataire. Votre résolution peut être simplement que les destinataires de vous contacter, ou vous voudrez peut-être proposer un règlement spécifique ou autre résolution qui serait approprié à votre situation.
Conserver un avocat autorisé à regarder par-dessus votre lettre avant de l'envoyer. Que vous envisagiez une action officielle contre votre employeur, ou êtes inquiet que vous pourriez être reconnu responsable d'un accident, d'un avocat agréé peut aider à assurer que vos droits sont protégés.
Envoyez votre lettre par courrier certifié, avec accusé de réception, ou par d'autres moyens qui exige le destinataire de signer la lettre. De cette façon, si vous avez besoin d'aller au tribunal à une date ultérieure, vous serez en mesure de prouver que le destinataire a reçu la lettre.