Comment écrire une lettre refusant de rembourser l'argent

Décidez si vous voulez vraiment de refuser la demande de la clientèle pour obtenir un remboursement. Évaluer soigneusement sa demande pour déterminer si elle est raisonnable. Envisager la possibilité de perdre ce client et l'effet de la perte de l'entreprise aurait sur les revenus de votre entreprise. Un remboursement peut être un coût raisonnable pour garder un client- vous pourriez avoir à dépenser de l'argent significatif sur la publicité pour la remplacer. Envisager d'offrir une concession de quelque sorte, peut-être des services réduits dans l'avenir, comme un compromis.

Décrire les raisons de vos actions. Cela peut être dans votre esprit, ou sur un bloc-notes. Détailler les raisons avant de commencer à écrire, pour organiser vos pensées et assurez-vous que vous ne manquez pas de points clés. Vous niez le remboursement parce que vous ne vous sentez pas le client est en droit de lui, mais il faut également noter tous les faits supplémentaires sur la situation. Les exemples sont, que les services ont été fournis à temps, ou que vous avez fait tout ce que vous avez dit que vous feriez. La situation pourrait également être l'un des remords de l'acheteur, et non en raison d'un problème avec votre produit ou service.

Écrire un brouillon de la lettre. Faites preuve de tact, mais directement indiquer les raisons de ce refus. Si vous croyez que l'acheteur connaît le remords de l'acheteur, ne précisent pas que dans votre lettre-tout simplement en détail les faits que le produit ou le service a été livré selon le termes convenus, et dans l'état ou de la qualité qui a été promis. Offrir toute concession qui est approprié comme un geste de bonne volonté, et de faire comprendre qu'il est non pas parce que quelqu'un est en faute. Merci le client pour son entreprise passé, et dites que vous espérez pouvoir lui servir à l'avenir. Indiquer que vous êtes disponible si elle a des questions ou des commentaires.

Modifier la lettre de clarté. Attendez un instant avant de continuer avec le Process- souvent une lettre ou un autre document semble considérablement différente de vous après y avoir réfléchi pendant un certain temps. Rappelez-vous que ce que vous écrivez et envoyez à un client est un dossier permanent potentiel. Examiner attentivement le ton, et de regarder des mots condescendants ou sarcastiques dans votre écriture qui pourraient être offensive et ruiner toute chance de l'entreprise avenir avec ce client ou un peuple qu'elle partage avec la lettre.

Poster la lettre au client. Envoyez régulière courrier de première classe, avec votre signature et les informations de contact. Conservez une copie de la lettre pour vos dossiers, et de déposer une copie dans tous les fichiers clients que vous gardez sous son nom.