Rédigez votre lettre sous forme papier. Bien que le courriel est un moyen populaire et rapide de communiquer avec les gens et les entreprises, il peut ne pas répondre aux exigences juridiques qu'une lettre ne. Papier, envoyé des lettres ont également tendance à être plus efficace dans la communication exactement ce qui a pu mal, et ce que vous recherchez pour remédier à la situation.
Composez votre lettre en format d'affaires de bloc, où toute la lettre est à gauche; la main justifiée, ou chaque ligne écrite est encore sur le côté gauche de la page. Commencez par le haut avec la date, et se déplacer vers le bas pour écrire votre nom et adresse. Déplacer vers le bas un couple de lignes à partir de là, et écrire l'adresse de la personne que vous envoyez la lettre à. Descendre quelques lignes de plus et écrire votre message d'accueil. Saluez la personne par son nom, et de rester loin de «Monsieur» ou «à qui de droit».
Écrire clairement, en utilisant un langage clair et professionnel. Utilisez des termes simples qui sont faciles à comprendre, et de faire une demande directe pour le remboursement, en indiquant la raison que vous demandez. Inclure tous les renseignements pertinents, tels que la date que le travail devait être commencé et terminé. Inclure aussi tous les efforts que vous avez déployés pour contacter la personne à prendre des dispositions pour le travail à faire. Faire de la lettre amicale et professionnelle, et de ne pas langage dur ou le jargon des affaires.
Dites exactement ce que vous cherchez dans la lettre. Ceci est un appel à l'action-si vous voulez un remboursement de 200 $, puis le dire. Inclure une date que vous allez contacter l'entreprise par si vous ne l'avez pas entendu parler d'eux. Donner beaucoup d'informations de contact pour vous-même, et dire ce que votre méthode préférée de contact est. Relisez attentivement votre lettre, l'exécution d'une vérification orthographique sur la lettre si vous utilisez un ordinateur. Indiquer une date que vous vous attendez à recevoir une réponse par, et de faire comprendre que vous appelez si vous ne le faites pas.