Comment écrire une lettre d'affaires pour une livraison de l'envoi tardif

Contactez le client avant la livraison prévue si vous savez que ce ne sera pas arriver à l'heure. Expliquer la situation par téléphone, par courriel ou lettre et promettre plus de mises à jour. Dites au client exactement ce que le hold-up est et mesures prises pour remédier à la situation.

Affecter un gestionnaire ou un cadre supérieur représentant du service à la clientèle pour suivre les progrès personnellement, si l'expédition est une commande importante d'un client clé. Autoriser le gestionnaire ou son représentant à prendre des mesures raisonnables pour accélérer la livraison, y compris le passage à la livraison du jour au lendemain, sans frais supplémentaires pour le client.

Vérifiez que l'envoi a été livré dans les dossiers de suivi. Ecrire une lettre d'excuses pour le retard de livraison. Récapituler brièvement pourquoi l'expédition était tard et comment vous avez fait tout son possible pour expédier plus tôt.

Reconnaître dans la lettre que les livraisons tardives ne se produisent, mais sont considérées comme inacceptables par votre organisation. Écrivez la lettre d'un ton professionnel mais désolé que vous reconnaissez l'importance ou la loyauté du client. Fermez la lettre en offrant un incitatif pour le client de continuer à utiliser votre service, tels que la livraison gratuite ou un rabais de 10 pour cent sur la prochaine commande.

Envoyer la lettre au propriétaire de la société ou le gestionnaire compétent. Suivi dans quelques jours avec un appel téléphonique personnel si elle est un grand compte.