Commencez la lettre en tapant la date, puis sauter un espace de ligne. Tapez le nom et l'adresse du client sur des lignes séparées. Passer une autre ligne, et tapez "Cher Monsieur / Madame. (Nom du client)".
Rappelez le client que son compte est en souffrance. Inclure une description du nom de compte et combien est due. En outre, lui dire lorsque le dernier paiement était received- ce sera pour lui illustrer combien de temps il a été depuis qu'il a effectué un paiement.
Offrir un incitatif si elle verse dans un laps de temps spécifié, comme une réduction ou une renonciation sur les frais de retard.
Offre d'aider le client à négocier un plan de paiement, le cas échéant. Habituellement, le nouveau plan propose une baisse des paiements qui sont plus abordables pour le client. Utilisez un ton sincère de compréhension encourager le client à profiter de cette offre.
Expliquer au client ce qui va arriver à son compte si il ne paie pas. Mentionner les conséquences si il est plus de 30 jours de retard ou si il est habituellement en retard avec ses paiements, mais pas si elle est son premier avis de retard. Soyez précis, afin qu'il comprenne les conséquences, si il ne paie pas son projet de loi maintenant.
Fournir vos informations de contact et une enveloppe de paiement pour la commodité du client.
Fermez la lettre avec "Sincèrement," sauter trois lignes, et tapez votre nom. Imprimez la lettre et signer dessus de votre nom dactylographié.