Vérifier l'exactitude des informations que vous souhaitez rappeler à la personne à propos. Envoi d'un rappel de la collecte des renseignements inexacts va dérouter et éventuellement provoquer un client. Rendez-vous et événements rappels devraient également inclure des informations précises pour assurer que les individus feront ce rendez-vous ou d'assister à cet événement lorsqu'ils sont demandés.
Reconnaître la possibilité que votre information est incorrecte ou le client a déjà envoyé paiement. Une déclaration indiquant que vous ne sont en mesure de voir vos propres dossiers et que vous avez pas d'autre information à laquelle vous pouvez vous référer peut aider la personne qui lit la lettre comprendre votre objectif à partir de votre point de vue. Reconnaissant si le parti récemment avait envoyé un paiement et ce paiement est pas reflété dans la lettre va freiner une réaction de colère du récepteur de la lettre de rappel.
Soyez courtois et traiter le client comme vous aimeriez être traités, si vous étiez envoyé une lettre de rappel. Oublis, des erreurs de calcul et les circonstances atténuantes se produisent dans la vie de chacun. Trop commentaires grossiers ou irrespectueux dans une lettre de rappel financière ne seront pas aider à obtenir de l'argent de la personne à qui vous envoyez la lettre. Au lieu de cela, garder la lettre précise et discuter seulement les spécificités du compte de façon courtoise --- évitant les remarques grossières ou blessantes.
Inclure des informations de facturation d'origine lors de l'envoi d'une lettre de rappel pour demander le paiement. Beaucoup de clients demander à voir la facture initiale si elles ont oublié ce que ce compte est pour. Pour gagner du temps, inclure de la facturation d'origine dans la lettre de rappel au client. Les informations de facturation d'origine peut être un lien vers le compte du client en ligne lorsque vous envoyez une lettre de rappel par e-mail.
Demander une réponse. Demander une réponse du client peut consister à demander un versement de paiement, un appel téléphonique de retour, une réponse par courriel ou en remplissant les informations de contact correcte et en le retournant à vous. En demandant une réponse du client, de manière courtoise, vous êtes plus enclins à ouvrir pour le client à discuter du compte et obtenir un paiement du client.
Fournir des informations de contact pour vous atteindre. Assurez-vous que vous avez toutes vos informations de contact sur le mail de rappel. Une adresse postale ou adresse physique ne peut pas être enough- comprennent courriel, site Web, numéros de téléphone et de fax de donner au client autant de façons de vous joindre que possible.