Commencez les minutes avec le nom de l'organisation et d'enregistrer la date de la réunion et de son emplacement. Les minutes devraient noter tous les membres du conseil présents, la présence d'un quorum et le temps de la réunion a été rappelé à l'ordre. Le secrétaire devrait également enregistrer le moment où les membres du conseil d'administration arrivent en retard ou partir tôt pour avoir un dossier claire de qui était présent lorsque des votes ont été prises.
Suivez l'ordre du jour pour vérifier les articles qui viennent en premier, comme des corrections et des ajouts aux minutes de la réunion précédente, l'acceptation du rapport ou de la présentation des rapports des commissions qui ne nécessitent aucune autre action d'un trésorier. Pour les rapports écrits, comme une mise à jour du trésorier, il suffit de joindre le rapport aux minutes. Pour les rapports oraux, résumer brièvement.
Enregistrez l'essence de ce que l'action d'un conseil prend, mais pas un dialogue en cours d'exécution de la discussion entre les membres du conseil d'administration. Lorsqu'une requête est faite, record qui a fait la motion et qui a appuyé, et le résultat du vote. Remarque d'autres mesures prises lors de la réunion qui ne sont pas soumis à voter, comme le président du conseil d'administration d'attribuer des tâches pour un prochain événement de l'association, les membres du conseil d'administration du bénévolat pour l'adhésion et les discussions au sujet des activités futures comité. Les minutes devraient comporter un résumé concis de toute autre discussion.
Résumer les questions soulevées dans le cadre du point de "New Business". Alors que la nouvelle entreprise pourrait être quelque chose, les minutes devraient reflètent principalement le sujet soulevé, qui a soulevé, et toute directive du président ou le conseil d'administration pour aborder la question ou «examiner la question."
Terminez les minutes avec la date, l'heure et le lieu de la prochaine réunion. Déposer les minutes comme dirigé par la présidente ou le président du conseil, comme en ligne ou dans une armoire de fichier désigné.