Convoquer une réunion du conseil d'administration. Les décisions qui affectent la position d'un actionnaire de la société contre le reste devraient être approuvées par le conseil d'administration pour régler les conflits d'intérêt. Bien que les prêts à la Société par les actionnaires sont communs et ne seraient pas nécessairement une incidence sur les positions de capitaux propres d'autres propriétaires, les conditions de remboursement des prêts pourraient être considérés comme un enrichissement excès sinon bien structurée. Discuter pleinement les ramifications de permettre prêts par les actionnaires. Établir des procédures, des conditions de prêt et les limites.
Voter pour permettre à la société d'accepter des prêts d'actionnaires. Principales décisions prises par le Conseil doivent être prises par un vote à la majorité en faveur, en conformité avec les statuts de la société. Demandez au secrétaire du conseil d'enregistrer la discussion et les résultats du vote dans les minutes de la réunion.
Préparer une résolution et l'ajouter au procès-verbal de réunion. Une résolution est un paragraphe écrit commémoration de la décision du conseil d'administration. Il doit être signé par le président du conseil.
Exécuter un accord de prêt entre l'actionnaire et la société. Il est pas obligatoire de mettre les conditions du prêt dans un accord écrit, mais il est conseillé. Un accord écrit constitue une piste de papier au cas où la société se dissout, fait faillite, est contrôlée ou se termine au tribunal. Le format de l'accord peut être toute expression raisonnable des noms des parties, les conditions de prêt et les signatures pertinentes.
Ajouter la résolution, minutes de réunions et une copie de l'accord de prêt pour le livre des records de l'entreprise. Une société est tenue par la loi de tenir des dossiers suffisants pour permettre aux actionnaires et l'Internal Revenue Service pour déterminer les sources de revenu et le statut des obligations. Même si un actionnaire est un initié, les prêts doivent être documentées de façon à éviter l'apparition d'un conflit d'intérêts.