Préparer une version écrite du rapport avant la réunion. Ce rapport devrait comprendre quatre éléments: le solde au début de la période, le résultat de la période, les charges de la période et le solde à la fin de la période. Imprimez une copie pour chaque membre qui seront présents ainsi que quelques extras, et distribuer les copies avant de commencer votre présentation.
Indiquer le solde de tous les comptes que votre groupe ou une société appartenant au début de la période depuis votre dernière réunion. Ce nombre devrait être un total de tous les comptes. Ne pas inclure cents pour faire le nombre facile à visualiser et à mémoriser. Ceci permet d'offrir un bon point de départ pour le reste du rapport.
État du revenu, ou l'argent que vous avez pris dans la période. Si vous travaillez dans une organisation où le revenu est la même ou similaire chaque mois, vous ne devez pas aller en profondeur à ce sujet. Si vous avez une grande source de revenu qui est pas typique, vous aurez besoin d'expliquer d'où cet argent est venu.
Expliquer les dépenses que votre groupe avait pour la période de temps. Tout comme les fonds entrants, sortants des fonds ne doivent pas être expliqué en profondeur si elles sont récurrentes dépenses que le conseil a connaissance - par exemple, factures de services publics ou les salaires des travailleurs. Si il ya une grande dépense qui est inhabituel, assurez-vous d'expliquer ce que la dépense était et pourquoi il était nécessaire.
Indiquer le solde de tous les comptes, y compris l'encaisse et les investissements, en tant que votre conclusion. Ce chiffre est ce que les membres du conseil d'administration seront utiliser comme une base pour les décisions sur les dépenses au cours de la réunion. Avant de terminer, demander si quelqu'un a besoin d'éclaircissements.