Quand et comment ajouter un additif au minutes

Préparer des copies des procès-verbaux officiels de la dernière réunion, de sorte que tous ceux qui ont assisté à la réunion peut les examiner.

Distribuez les minutes lors de la prochaine réunion. Il est de coutume pour le président de la réunion pour démarrer les choses en examinant les minutes de la réunion précédente. Tous les participants doivent lire les minutes et les approuver avant de passer. Si quelqu'un a quelque chose à ajouter, de modifier ou de corriger, alors c'est le moment approprié pour le dire.

Notez les changements dans les minutes. Vous pouvez écrire les changements directement sur votre copie du procès-verbal, ou prendre vers le bas les notes sur une feuille de papier séparée.

Autoriser les membres à rencontrer tous d'accord sur les modifications proposées aux minutes, qui seront exposées dans l'additif. Si tout le monde est d'accord, alors vous pouvez aller de l'avant avec la création de l'addendum au procès-verbal.

Créer l'addendum après la séance est levée. Il est préférable de faire l'addendum juste après la réunion, de sorte que l'information est encore fraîche dans votre esprit. Utilisez le modèle de minutes pour écrire dans les informations de addendum.

Faire circuler les minutes officielles avec l'addenda joint derrière eux pour les membres du groupe de rencontre. Vous pourriez ne pas vouloir attendre la prochaine réunion pour ce faire, dans le cas où il est loin dans le futur. Plutôt, transmettre une copie électronique du procès-verbal et de l'additif par courriel au groupe, et laissez les membres savent que leurs commentaires ou d'approbation est la bienvenue. Si tout le monde dans le groupe approuve les minutes avec addendum, alors ce devient votre nouveau document de travail.

Apportez les minutes et addendum à votre prochaine réunion pour obtenir la signature de votre président. Les minutes ne deviennent officielles une fois les signes du président de commission de rabais sur eux.