Les organisations et les entreprises reçoivent fréquemment des lettres demandant des informations sur leurs programmes ou leurs efforts de bienfaisance. Chaque lettre en réponse à une demande de renseignements, si la réponse est positive ou négative, est une occasion de créer une impression favorable avec le public. Bien qu'aucune organisation ne peut répondre à toutes les demandes, lorsque le destinataire a besoin d'informations que l'organisation peut fournir, l'employé chargé de répondre devrait offrir une réponse réfléchie et détaillée.