Tapez votre nom, justifié à gauche. Écrivez votre information de contact sur des lignes séparées ci-dessous votre nom. Indiquez votre adresse email si vous en avez un.
Passer deux lignes et d'écrire le nom du destinataire et ses coordonnées, comme formatée à l'étape 1.
Passer deux autres lignes et écrire "RE: demande déni." Passer deux lignes à nouveau et tapez "DATE:" suivi de la date du calendrier actuel. Double retour une fois de plus et écrivez votre salut, suivie par un colon. Le salut devrait être formel, en utilisant "Cher" suivi du nom du destinataire.
Double retour et de l'Etat que la lettre est en réponse à un examen de la demande du destinataire. Inclure la date et le nom de la personne avec laquelle la demande a été faite, ainsi que d'un bref aperçu de ce que le sinistre couvert.
Retour deux fois et en détail les étapes et les conclusions de l'enquête.
Passer deux lignes et poliment, mais dites clairement que vous niez la demande fondée sur les résultats de l'enquête. Donnez les informations du destinataire sur la façon de procéder ou de ce qui aurait évité le déni.
Double retour et offrir tout ce que vous pouvez faire le refus du destinataire un peu moins décourageant. Par exemple, si vous contester une revendication de remplacer une montre, donner des informations sur certaines montres à prix réduits disponibles à l'achat auprès de votre compagnie.
Passer deux lignes et donne les instructions de bénéficiaires sur la façon de vous contacter pour des questions ou des préoccupations supplémentaires. Merci à eux de prendre le temps de faire une demande et indiquer que, bien que vous ne pouvez pas approuver la demande, vous espérez continuer votre relation d'affaires à l'avenir.
Passer deux lignes et écrire votre clôture, tels que "Sincèrement," suivi d'une virgule. Passer au moins quatre lignes et tapez votre nom. Si vous avez des enceintes, passez deux autres lignes, écrire "Pièces jointes:" et noter le nombre de boîtiers entre parenthèses. Tous les boîtiers devraient être notées dans le corps de la lettre, de préférence dans le paragraphe de conclusion.