Commencez votre lettre en tapant la date. Passer un espace et tapez le nom et l'adresse du destinataire sur des lignes séparées. Passer une ligne supplémentaire et tapez "Cher Monsieur / Madame. (Nom)" suivie par un colon. Si vous avez une liste de diffusion, utilisez la fonction de publipostage dans votre programme de traitement de texte pour insérer le nom et l'adresse du destinataire sur l'adresse à l'intérieur ainsi que le nom sur la salutation.
Commencez la lettre avec un fait ou statistique étonnante, ou une autre déclaration qui va attraper immédiatement l'attention du lecteur. Par exemple, si vous écriviez une lettre sollicitant des dons pour une soupe populaire qui sert familles de la région, vous pourriez écrire, "Saviez-vous que un enfant sur six dans notre ville souffrent de la faim chaque soir?" Beaucoup de lecteurs seront surpris par cette déclaration et continuer à lire votre lettre.
Expliquez votre programme et ce que vous faites. Donnez concrets, des exemples spécifiques de la façon dont votre programme aide les autres ou exerce sa fonction afin que le destinataire peut voir comment leur argent serait utilisé. Si l'argent serait en partie bénéficier votre organisation, expliquer comment une grande partie de leur don irait à la cause et combien irait aux frais généraux tels que les frais administratifs.
Demandez un montant d'argent précis. Si votre auditoire est pas riche ou si seulement une petite quantité d'argent de nombreux bailleurs de fonds est nécessaire pour aider votre cause, demander une petite somme d'argent, comme 5,00 $, et suggèrent que le lecteur peut choisir de donner plus. Destinataires de lettres sont plus susceptibles de faire un don si vous demandez un montant raisonnable d'argent que la plupart des gens peuvent se permettre.
Terminez votre lettre en réitérant votre appel à l'aide et de la nécessité pour les dons. Suggérer comment même un petit don peut faire une différence, et de leur dire précisément comment faire un don.
Tapez "Sincèrement," et passez trois interlignes. Tapez votre nom complet et le titre. Imprimez la lettre sur papier à entête de votre organisation, et de signer chaque lettre-dessus de votre nom dactylographié. Si vous envoyez trop de lettres à signer individuellement, insérer un graphique de votre signature dans le fichier de courrier ou avoir un timbre fait avec votre signature.