Comment puis-je informer les locataires des changements au personnel de bureau avec une lettre?

Rassembler une liste des noms et adresses de tous les locataires qui seront touchés par le changement. Par exemple, si vous louez un espace à plusieurs endroits et donc fonctionner plus d'un bureau de location, il vous suffit de communiquer le changement de ces locataires qui traitent avec le bureau de location où le changement se produit. Si vous avez juste un bureau, bien sûr, d'alerte tous les locataires.

Préparer la lettre sur papier en-tête en haut rendre "officielle", et la date pour la date que vous prévoyez la plupart des lettres distribuées. Utiliser la technologie mailmerge de personnaliser chaque lettre, ou vous pouvez utiliser un format plus général en abordant chaque lettre "Cher locataire."

Le contenu de la lettre doit être court et pragmatique, et en général devrait prendre deux paragraphes de contenu, plus d'un paragraphe de clôture. Signaler les changements de personnel dans le premier paragraphe. Si le nouveau membre du personnel sera en supposant que toutes les fonctions de l'employé au départ, dire, la liste des tâches: "Jennie Smith quittera l'entreprise le 12 Mars et sera remplacé par Mary Jones, qui sera responsable de plaintes des locataires, l'entretien demandes, la collecte des loyers et répondre à toutes les questions connexes ».

D'autre part, si les fonctions précédemment exercées par le salarié au départ sera réparti entre existantes et / ou le nouveau personnel, faire cette plaine dans la première Paragraphe- par exemple: "Jennie Smith quittera l'entreprise le 12 Mars et sera remplacé par Mary Jones, qui sera responsable de plaintes des locataires et des demandes de maintenance. Joe White prendra la relève de la responsabilité de la perception des loyers et de répondre à toutes les questions relatives ".

Dans le deuxième paragraphe, inclure tous DATES pertinente dans de nombreux cas, par exemple, un membre du personnel quitte le vendredi et le remplacement rapporte le lundi suivant. Dans d'autres cas, il ya une courte période de chevauchement pendant que l'employé départ entraîne la nouvelle. Fermez le deuxième alinéa en déclarant que de la date du changement à l'avenir, toutes les questions pertinentes, des commentaires et des problèmes doivent être adressées aux personnes nouvellement responsables pour eux, et de les nommer à nouveau. Par exemple, "À partir du 15 Mars, s'il vous plaît traiter les plaintes et les demandes d'entretien à Marie Jones, et de communiquer avec Joe White pour rien à voir avec le loyer."

Dans le dernier paragraphe, informer les locataires qu'ils doivent se sentir libres de vous contacter pour toutes les préoccupations, des commentaires ou des questions. Signez la lettre "Sincèrement," suivi de votre nom.