Identifier le gestionnaire de l'immeuble. Le propriétaire et le gestionnaire de la propriété ne peuvent pas être la même personne. Souvent, les propriétaires vont embaucher des gestionnaires immobiliers, qui reçoivent habituellement un pourcentage du loyer, de gérer les unités louées. Selon Kiplinger.com, les fonctions de l'administrateur de biens peuvent aller de la location de nouveaux locataires à faire face aux urgences. (Voir référence 1) Beaucoup de gestionnaires recueillent également loyer et envoyer des avis aux locataires. (Voir référence 2)
État de la question. Indiquer clairement la question importante qui affecte votre location, comme un renouvellement de bail ou des réparations en suspens. Commencez la lettre avec "Je vous écris cette lettre en ce qui concerne ..." puis indiquer le problème. Les lois locales peuvent varier, mais de nombreux États exigent des locataires donnent au moins un préavis d'un mois avant annulant les unités. Vérifiez vos cession-bail, les exigences pour en donner avis peuvent être différents.
Plomberie et les problèmes électriques de rapports doit être immédiate, de sorte que vous faire un appel téléphonique pour ces types de questions. Toutefois, si le problème est en cours et n'a pas été abordée en temps opportun, vous devrez peut-être écrire une lettre à documenter la séquence des événements. Si possible, inclure des photos des zones avec votre correspondance, et conserver des copies. Cela comprend la communication écrite, comme des e-mails, des lettres et un journal de téléphone, si nécessaire.
D'autres problèmes peuvent se produire que vous ne causez. Par exemple, un radiateur ou d'une douche qui fuit dans l'unité dessus de la vôtre peuvent endommager le plafond dans votre appartement.
Coordonner l'accès à votre appartement si nécessaire. Bien que de nombreux États exigent des locataires de remettre les clés au propriétaire, essayez de rester à la maison lorsque le gestionnaire de l'immeuble vient d'inspecter votre appareil de sorte que vous pouvez signaler le problème personnellement. Selon l'ampleur des dégâts, le gestionnaire peut besoin d'apporter licence gens de métier pour effectuer le travail. (Voir référence 3)
Familiarisez-vous avec les règles de la communauté. Si vous résidez dans un bâtiment soit coopérative ou en copropriété, vous devez savoir avant d'aborder ces griefs avec le gestionnaire de la propriété de sorte que vous pouvez sauvegarder votre plainte avec les faits.
Respectez votre gestionnaire de l'immeuble. Expliquer les circonstances atténuantes. Si vous louez une maison, dites le gestionnaire si vous vous attendez visiteurs à long terme, qui va consommer plus d'eau, ce qui va générer une facture d'eau plus élevé. Comme la plupart des locataires ne paient pas pour l'eau, une facture d'eau accrue peut être un problème que vous devez clarifier avec le gestionnaire. (Voir référence 3)