Comment rédiger des lettres d'affaires

Notez les caractéristiques de votre public. Qui est votre public affecte le ton, le style, la longueur et la diction de votre lettre d'affaires. Si le destinataire travaille dans le même domaine que vous, vous pouvez utiliser en toute sécurité des termes spécifiques à votre ligne de travail, sachant qu'il va comprendre. Si la lettre est à un client, cependant, éviter vocabulaire technique inconnu pour lui.

Notez les besoins de votre auditoire. Vous pouvez construire votre lettre d'affaires de deux façons, avec une approche directe ou une approche indirecte, selon "un guide concis à la communication technique." Ecrire la plupart des lettres d'affaires aussi directement que possible- si une personne nécessite des spécifications ou des instructions, une approche directe est approprié. Toutefois, si vous transmettez mauvaises nouvelles, une approche indirecte est plus approprié. Par exemple, si vous informez un client vous serez augmenter les frais, laisser aller un employé ou de refuser un membre du personnel une augmentation, examiner l'approche indirecte, ce qui économise les mauvaises nouvelles jusqu'à la fin, après avoir établi votre cas. Cela permet au destinataire doucement.

Déterminer le ton de votre lettre en fonction des besoins de votre auditoire. Si le lecteur est à la recherche d'un devis, vous pouvez écrire les faits et efficacement. Si le destinataire attend des excuses, votre ton doit être regrettable, sans avoir l'air sincère.

Organiser l'ordre de l'information qui doit aller dans la lettre et de l'artisanat d'une phrase le sujet clair que précise l'objectif de la lettre. Placez phrases sujet dans de mauvaises nouvelles lettres plus près de la fin. Dans tous les autres lettres, aller droit au point.

Dressez la liste des informations à suivre et la diviser en paragraphes.