Connaissez votre auditoire. Pour les lettres circulaires, le lectorat est diversifié, de sorte qu'il peut être difficile d'évaluer le niveau de connaissance préalable et de familiarité avec le contenu que vous souhaitez partager votre public. Cependant, tenir compte de la majorité des lecteurs probables lorsque vous écrivez, de sorte que votre lettre est utile pour la plupart des gens.
Distinguer entre les lettres circulaires internes et externes. Une lettre circulaire interne, bien distribué à un grand groupe, est toujours limité à un groupe. Par exemple, une entreprise peut circuler une lettre interne aux employés sur une nouvelle politique de l'entreprise. En revanche, une lettre externe serait une lettre distribuée à tous les clients ou le public.
Utilisez le ton et la voix appropriée pour le type de communication pour lequel la lettre circulaire fonctionner (interne ou externe). Par exemple, un ton sévère serait approprié pour une lettre circulaire à tous les employés d'adressage retard ou de l'absentéisme. Cependant, un ton sévère ne serait pas approprié d'utiliser une lettre de distribuer aux clients.
Partagez seule information autorisée. Depuis lettres circulaires sont destinés à un large public, ils ne sont pas adaptés à divulguer des informations confidentielles ou des détails non destinés à un large public.