Créer votre lettre en utilisant le format pleine bloc, qui est préféré par la plupart des entreprises aux États-Unis. gauche; justifier toutes les parties de la lettre. Vous pouvez insérer un côlon ou de virgule après la salutation et une virgule après la clôture gratuit. Alternativement, vous pouvez laisser la ponctuation.
Commencez la date de 6 à 10 lignes en dessous de la tête ou tête. Utilisez le format américain, par exemple, le 15 Janvier 2011.
Laissez quatre à six lignes entre la date et l'adresse à l'intérieur. Inclure le nom et entreprise le titre de la personne de contact. Téléphonez à la compagnie tableau et demander le nom et le titre du gestionnaire approprié. Confirmez l'orthographe correcte de son / son nom. Si vous ne pouvez pas identifier un nom, utiliser un titre approprié, tel que le "Gestionnaire de service à la clientèle."
Laissez deux lignes vides et entrez le salut. Ne pas utiliser "Cher Monsieur ou Madame» ou «à qui de droit». Utilisez le nom de famille du destinataire avec le titre individuelle approprié. Si vous êtes incertain à propos du sexe, utiliser "Cher Chris Smith."
Double espace et commencer le corps de la lettre. Utilisez au moins trois paragraphes de la lettre, laissant une double espace entre eux. Comme vous composez votre lettre, reportez-vous à toutes les factures ou autres documents que vous avez reçus de la société. Veiller à ce que tous les noms de produits, les prix et d'autres détails sont exacts.
Commencez sur une note positive. Utilisez le premier paragraphe pour mentionner votre loyauté envers la marque ou la société. Par exemple, "je l'ai toujours aimé l'achat de meubles à votre magasin. Je comprends la merveilleuse conseil que je l'ai reçu de votre en magasin décorateur et se sentir très à l'aise avec tous mes achats."
Utilisez le deuxième alinéa pour y inclure tous les détails que le lecteur a besoin de savoir afin de traiter votre plainte. Par exemple, "Le 25 Février 2011, je fis une housse de couette (Décret N ° 5768, bleu imprimé floral, queen size) de votre catalogue en ligne. Deux semaines plus tard, je recevais la housse de couette. Après déballage, je découvris une forte odeur métallique, qui se traînait après deux lavages de la machine. Ci-joint une copie de l'ordre d'expédition ". Ne pas envoyer des exemplaires originaux des reçus ou autres documents.
Exprimez vos attentes dans le troisième paragraphe. Par exemple, "Depuis la fonctionnalité de vapeur du fer ne fonctionne pas correctement, je prévois un remboursement complet et immédiat de 52,38 $ plus les frais de port, je payé pour le retour du fer. Je vais attendre 4 semaines pour votre réponse. Si je ne l'entends de vous, je vais contacter le Better Business Bureau. "
Laissez deux lignes vides et entrez une clôture gratuit approprié, tel que «Sincèrement» ou «Sincèrement." Laissez quatre à six lignes vierges pour votre signature. Juste en dessous, entrez votre signature dactylographiée.
Double espace et saisir boîtier (s).