Écrivez votre nom et adresse dans le coin supérieur droit de la page. Votre nom et chaque section de votre adresse doivent être écrits sur une ligne distincte et ne devraient pas prendre plus d'une ligne de l'espace.
Écrivez le nom de la société (le cas échéant) et l'adresse de la personne à qui votre lettre est envoyée. Pour ce faire, sur le côté gauche de la page, à partir de deux lignes ci-dessous à la fin de vos coordonnées.
Inscrivez la date sur le côté droit de la page, deux lignes plus bas que les coordonnées du destinataire et en dessous de vos coordonnées. La date doit être rédigé en plein par exemple, "24e Juillet 2011 ou Juillet 24, 2011."
Écrivez le message qui commence votre lettre sur le côté gauche de la page, deux lignes plus bas que la date. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez, votre message d'accueil doit se lire «Cher Monsieur» ou «Madame». Si vous connaissez le nom de la personne à qui vous écrivez, l'accueil doit commencer par "Cher" suivi par le titre spécifique au sexe (M., Mlle, Mme, etc.), puis le nom de famille.
Ecrire le corps principal de votre lettre de deux lignes ci-dessous le message d'accueil. La première ligne devrait inclure la raison que vous écrivez la lettre. Puis décrire les points que vous voulez faire passer en détail. Terminez cette section soit avec vos prochaines étapes ou décrivant les mesures à prendre. Vous pouvez également ajouter des détails que vous voulez le destinataire à fournir au moment de répondre.
Donnez votre signe-off de votre lettre sur le côté gauche de la page, deux lignes en dessous de la dernière phrase du contenu principal du corps de votre lettre. Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, votre signe-off doit se lire "Cordialement." Si vous ne connaissez le nom, le signe-off doit se lire "Cordialement."
Écrivez votre signature sous le signe-off, laissant peu d'espace clair entre le signe-off et le bas de la page. Écrivez votre nom dans votre signature, y compris votre nom et prénom et initiale, si vous sentez que ce dernier est justifié.