Insérez un morceau de tête de l'entreprise dans votre imprimante- ceci est un avis officiel à propos de rééchelonnement un événement que vous organisez. Le temps est de l'essence et la tête va capter l'attention du destinataire plus efficacement que le papier ordinaire.
Ouvrez le programme de traitement de texte de votre choix. Commencez un nouveau document en sélectionnant "Fichier" et "Nouveau".
Tapez la date et sauter une ligne. Utilisez la fonction de publipostage dans votre programme de traitement de texte à insérer les noms et adresses des participants.
Commencez par indiquant que vous allez avoir à reporter l'événement, et de se rafraîchir la mémoire à propos de ce que l'événement est et quand il aurait dû avoir lieu à l'origine.
Excusons sincèrement et expliquer la raison de ce retard. Ne vous excusez pas plus d'une fois ou bénéficiaires pourraient voir cela comme un aveu de culpabilité ou de mauvaise gestion.
Donner des détails sur quand l'événement se produira. Si votre entreprise est d'offrir une compensation pour leurs frais de re-réservation ou autre incitation, détail comment les participants peuvent demander l'indemnisation. Jouer le bon News- si le rééchelonnement est un événement heureux, tels que le rééchelonnement pour un temps avec une meilleure météo, commenter cela.
Remercier les participants pour leur coopération et leur donner les informations de contact pour qui ils peuvent appeler si elles ont des questions ou des difficultés de rééchelonnement de leur visite.
Signez la lettre "Sincèrement," et sauter trois lignes. Tapez votre nom complet et le titre. Imprimer les lettres et signer chaque dessus de votre nom dactylographié.
Envoyez les lettres avec le service le plus rapide que vous pouvez vous permettre. Si vous ne pouvez pas se permettre d'envoyer un grand nombre de lettres par courrier prioritaire, appeler chaque participant d'abord et leur donner les informations de base sur le rééchelonnement de l'événement. Faites-leur savoir qu'une lettre officielle suivra.