Dites à votre haute direction que vous envisagez de restructuration d'un ministère pour refléter l'évolution des conditions du marché. Former un groupe d'individus clés au sein de l'entreprise pour servir comme une équipe d'analyse et de planification de réfléchir aux besoins d'affaires entourant le département et la façon dont il devrait ressembler lorsque la restructuration est terminée.
Parlez à des clients et des consommateurs de produits et services de votre ministère clés pour connaître leurs attentes pour votre département. Celles-ci pourraient être des clients internes, les clients externes ou les deux, en fonction de la situation. Déterminer quels sont les problèmes qu'ils ont avec la qualité, la vitesse et la réactivité de votre ministère.
Identifier les raisons de la restructuration et comment ce changement va ajouter de la valeur au département et l'entreprise. Attachez ce retour à la mission du ministère et les énoncés de mission et de la valeur de l'entreprise. Comme vous continuez à développer le plan, assurez-vous que les changements conduisent votre service dans cette voie.
Analyser les processus actuels de votre ministère. Comparez ceux à sa mission d'organisation et de processus de base distincts de ceux dupliqué ailleurs dans l'entreprise ou qui sont secondaires à remplir les objectifs du ministère. Identifier les écarts entre la performance réelle et souhaitée. Déterminer comment la structure existante permet ou empêche la performance et la satisfaction client.
Modifier les procédés pour aider à déterminer le meilleur chemin pour la création d'une structure ministérielle plus efficace. Ces révisions devraient améliorer la satisfaction des clients et des parties prenantes et accroître l'efficacité. La réduction des coûts peut également être une partie de ces objectifs, mais en tenir compte dans le cadre de la refonte des processus. Les réductions d'effectifs qui sapent votre capacité à mener des processus nécessaires ne va pas aider votre département réussir.
Déterminer où la structure organisationnelle doit altérer. Peuvent avoir besoin de nouveaux postes à créer ou positions actuelles peuvent avoir besoin d'avoir leurs rôles et leurs attentes clarifiées. Évaluer si votre personnel actuel a les compétences et les capacités pour répondre à de nouveaux rôles et exigences. Si non, vous aurez besoin de développer un plan de formation pour les amener jusqu'à la vitesse ou faire de nouvelles embauches pour combler la brèche.
Planifiez votre stratégie de mise en œuvre. Développer un laps de temps pour quand cette nouvelle structure sera installée. Clarifier qui, dans la nouvelle structure du ministère a le pouvoir de prise de décision. Ecrire une nouvelle description de l'organigramme et de l'organisation de clarifier à votre personnel quelles sont leurs attentes. Si vous avez besoin de personnel supplémentaire, utiliser ces descriptions de poste pour vous aider à mener dans la bonne direction.
Engager avec votre département des ressources humaines pour planifier la transition. Déterminer si il ya des postes ailleurs dans l'entreprise pour ceux qui sont licenciés par la restructuration du ministère. Si la restructuration se traduira par des mises à pied, suivre les procédures pour assurer qu'il n'y a pas apparence de partialité dans les décisions établie.
Communiquer avec les employés. Votre personnel sera probablement voir une restructuration comme un moyen de réduire les effectifs, afin que les employés peuvent être sceptiques de la restructuration. En les gardant dans la boucle, vous avez tous deux réduire l'influence de la rumeur et de leur donner la confiance qu'il ya un plan en place autre que la simple réduction des effectifs du ministère.