Utilisez le format standard de la lettre d'affaires. Si vous avez oublié comment formater une lettre de l'entreprise, vous pouvez utiliser un des modèles disponibles en ligne. Une lettre d'affaires devrait avoir le nom et l'adresse de la personne que vous écrivez au haut de la page. En outre, inclure la date. Si il ya un numéro de référence ou de l'ordonnance, indiquer que juste au-dessus du message d'accueil.
Commencez avec une phrase ou deux complimentant l'entrepreneur sur quelque chose qu'il a bien fait. Par exemple, vous pourriez écrire: «Je vous remercie du temps que vous avez pris pour me aider à choisir la peinture de couleur à droite ...." Cela aidera à atténuer le choc de votre plainte.
Tenir aux faits de votre situation. Soyez précis dans votre plainte et comment vous voulez pour remédier à cette question. Par exemple, "Malheureusement, quand vous êtes venu à peindre mon salon le 1er mai, 20xx, vous ne l'avez pas prep correctement la pièce et a obtenu peindre partout dans les luminaires. Je voudrais que vous payer pour les dommages et d'acheter moi un nouveau luminaire pour le plafonnier dans le salon. Je ai prix appareils semblables à mon magasin de matériel et ils coûtent environ 100 $. S'il vous plaît envoyez-moi un chèque de ce montant ou si vous pouvez acheter le gros de fixation, s'il vous plaît de le faire. "
Terminez votre lettre d'une façon qui indique que vous attendez l'entrepreneur pour faire face à la question à une date donnée. Si ceci est la première fois que vous abordez le problème, vous pouvez mettre fin en donnant à l'entrepreneur le bénéfice du doute, comme: «Je suis sûr que vous ne vouliez pas que cela se produise et que vous allez prendre soin d'elle le 30 mai, 20xx. Merci de votre attention rapide à ce problème ".
Rester professionnel et professionnelle tout au long de votre lettre. Ne jurez pas, utiliser des émoticônes, la capitalisation excessive ou des points d'exclamation. Formulez votre problème calmement et de façon succincte et comment vous aimeriez qu'il soit résolu. Assurez-vous de relire et vérifier l'orthographe de la lettre avant de l'envoyer.
Inclure des copies des reçus, des photos ou autres documents dans votre lettre. Ne pas envoyer les documents originaux.
Adresse postale de la lettre par courrier certifié exige une signature et est pour votre propre protection, si vous avez besoin de prendre l'entrepreneur à la cour. L'entrepreneur ne serait pas en mesure de faire valoir qu'il n'a jamais reçu la lettre quand vous avez une réception avec sa signature.