Chaque processus de DP peut avoir des exigences uniques pour comment refuser officiellement de déposer une proposition. Par exemple, certains appels d'offres comprennent un "aucune offre" date précise - dans ce cas, vous devez faire tous les efforts pour transmettre votre intention de refuser de participer au processus de proposition de la date prescrite dans la DP. Ceci est une étape particulièrement importante pour gérer correctement si vous avez initialement demandé pour votre entreprise d'être inclus dans le processus de demande de propositions.
La DP doit contenir une liste des personnes que vous devez contacter à propos de refuser une demande de propositions, et vous devriez aviser un ou plusieurs de ces personnes par courrier. Méthodes de communication informels tels que le téléphone et le courrier électronique sont également conseillé. Dans l'intérêt de l'amélioration de futures occasions d'affaires, vous devriez essayer de dire non gracieusement - parfois appelé en disant «non» à la tâche tout en disant «oui» à la personne. Ceci est une approche intelligente à prendre lorsque vous refusez un appel d'offres.