Préciser que cet e-mail est une réponse à une proposition d'affaires sur le titre. Il est pas obligatoire de mentionner votre décision trop, mais il est utile pour éviter les malentendus.
Indiquez les détails de votre entreprise en haut de l'e-mail pour le rendre clair pour le destinataire que ce soit une réponse officielle. Le cas échéant, inclure un logo d'entreprise.
Indiquer le nom, la désignation du bénéficiaire et de son nom de la société. Il est acceptable pour commencer la partie principale de la lettre par «Cher» après avoir mentionné ces détails.
Clarifiez vos intentions de soutenir la proposition dans le premier paragraphe. Le lecteur doit être absolument sûr que vous avez accepté l'offre ou non au moment où il ou elle se déplace au paragraphe suivant.
Demandez des précisions sur les questions spécifiques de la proposition. Mention de leur position dans l'offre initiale ou joindre des photos de l'offre avec les taches ambiguës encerclés.
Informer le destinataire de ce qui se passe à côté. Par exemple, demandez-lui de vous contacter ou invite le destinataire à se déplacer avec des préparatifs.
Conclure la partie principale de l'e-mail en mentionnant vos nom, désignation, nom de la société et les coordonnées, y compris les numéros de téléphone et de fax.
Scannez les pièces jointes pour les virus, et assurez-vous qu'ils sont dans un format couramment utilisé (pour les images .jpeg, .docx pour les documents, etc.). Compresser les fichiers qui sont trop grands pour inclure l'utilisation de programmes tels que WinRAR.