Ouvrez la lettre avec une salutation courte et d'annoncer le titre du projet de candidature. Créer un en-tête étiquetée "Description" après la salutation d'ouverture. Utilisez cette tête de décrire brièvement le travail en trois paragraphes ou moins, de sorte qu'il ressemble plus à une déclaration sommaire. Inclure un numéro de travail pour le projet.
Création d'une rubrique intitulée «Caractéristiques techniques». Utilisez cette zone pour préciser les exigences telles que les spécifications techniques concernant la taille, les besoins électriques, l'emplacement et d'autres renseignements pertinents que les soumissionnaires auront besoin de savoir afin de fournir une estimation précise.
Créer une rubrique nommée «qualifications». Utilisez cette section pour décrire les qualifications requises pour les soumissionnaires, comme d'avoir un nombre minimum d'années en affaires, type spécifique (s) de licence (s) nécessaire, la capacité de démontrer les montants de couverture d'assurance adéquate et le type (s) de l'assurance le travail pourrait exiger. Les préférences de l'Etat étant donné à une minorité ou femmes propriétaires d'entreprises (le cas échéant) et tout autre langage juridique obligatoire de votre entreprise ou les ministères ont besoin pour être indiquées sur toutes les lettres de candidature.
Étiqueter une rubrique intitulée «Budget» pour l'emploi (le cas échéant). Saisissez le montant maximum pour le projet afin que tous les candidats seront informés du montant de votre budget maximum.
Faire une tête étiquetés «produits livrables» et écrire une brève déclaration concernant les livrables attendus d'emploi qui doivent être remplies. Informer les perspectives qu'une déclaration détaillée des produits livrables seront inclus dans la demande de propositions pour le plein emploi.
Écrire un en-tête intitulé «Date limite» et sous l'état de cap de la date d'achèvement requise. Inclure une ventilation des dates repères (le cas échéant) ou de laisser les détails d'étape pour la DP.
Créer un "échantillons" en-tête (le cas échéant) et de préciser comment les soumissionnaires doivent soumettre des échantillons de travaux antérieurs, tels que via des photos numériques électroniques dans un format JPEG ou GIF ou en pièce jointe avec leur demande officielle.
Créer un "Références" tête et spécifier le nombre de références nécessaires et le type d'informations de contact dont vous avez besoin, comme un nom, titre, numéro de téléphone et adresse courriel.
Insérer un lien hypertexte sur la lettre afin que les candidats peuvent se connecter à une application en ligne officielle, et un lien hypertexte séparé pour la demande de propositions (si nécessaire). Ajouter un lien pour votre site Web et inclure la DP et l'application sur votre site web, qui peut être formaté comme un fichier PDF pour les candidats à télécharger sur leur ordinateur.