Comment répondre à un comportement inapproprié dans une lettre

Charger l'imprimante avec tête de l'entreprise. Cette lettre fera partie du dossier officiel de l'employé, de sorte que vous devez suivre le protocole approprié.

Tapez la date complète. Passer une ligne et tapez le nom et l'adresse de l'entreprise du salarié. Même si vous ne postez pas fait la lettre, suivant le format de la lettre d'affaires adéquat sera donner l'impression de professionnalisme.

Commencez la lettre en tapant le nom de l'employé, suivi par un colon. Passer une ligne.

Démarrez le premier alinéa, en indiquant clairement la nature de l'infraction. Reportez-vous au manuel de l'employé de votre entreprise afin que l'employé peut consulter la règle pour lui-même. Donnez des détails précis sur l'infraction, tels que la date de l'incident et de mentionner tous les autres employés qui ont été impliqués. Indiquant clairement cette information vous aidera si le salarié conteste la mesure disciplinaire et prend l'affaire en justice.

Expliquer en détail ce que l'employé a fait mal et comment elle aurait agi de la situation. Les employés violent parfois des règles parce qu'ils ne les comprennent pas clairement, si une explication de la violation et approprié informations aideront l'empêcher de commettre l'infraction une deuxième fois. Offrez de rencontrer l'employé pour discuter de la question en détail.

Donner à l'employé l'occasion de faire amende honorable pour l'infraction, par exemple en écrivant une lettre officielle d'excuses à l'autre partie. L'informer des délais pour la présentation de la réponse ou la lettre.

Dites à la personne clairement et de façon concise ce qu'elle peut attendre à la suite de cette infraction. Donnez des détails appropriés pour sa punition courante, tels que les dates des audiences ou des dates efficaces pour la cessation de son emploi, le cas échéant. Si l'employé peut s'attendre à une action disciplinaire progressive à la suite de nouvelles infractions, l'informer ce que ces peines seront.

Donner à l'employé l'information sur le processus d'appel, le cas échéant.

Demandez à l'employé pour une réponse officielle pour son Fichier- souvent cette réponse sera sous la forme d'une lettre officielle. Vous avez besoin de cette documentation pour le dossier de l'employé au cas où il prend l'affaire en justice.

Tapez votre nom complet et le titre. Imprimez la lettre et de signer votre nom au sujet de votre nom dactylographié à l'encre bleue ou noire.

Faites plusieurs copies de la lettre. Conservez une copie dans le dossier de l'employé, donner un autre à l'avocat de votre entreprise et de conserver l'autre pour vos dossiers.

Poster la lettre à l'employé ou lui donner devant un représentant des ressources humaines ou d'un assistant administratif. Vous devez confirmer que l'employé a reçu la notification officielle.