Tapez la date. Passer un espace. Si vous personnalisez une lettre à chaque employé, utilisez la fonction de publipostage dans votre programme de traitement de texte pour ajouter les noms et adresses. Alternativement, vous pouvez omettre l'adresse à l'intérieur entièrement et écrire une lettre générique si vous avez tout simplement trop nombreux employés de faire des copies personnalisées.
Ouvrez la lettre en tapant "Cher (nom de l'employé Insérer)" suivie par un colon. Si vous écrivez une lettre générale, de type "Cher employé de valeur" suivie par un colon.
Commencez la lettre en fournissant fond. Expliquez que l'entreprise perd de l'argent et ce que vous avez essayé de faire pour contrer le déclin. Ecrire dans un langage clair, mais avec suffisamment de détails pour que les employés comprennent que l'entreprise traverse des moments difficiles. Ne pas mentionner les heures réduites dans le premier paragraphe, parce que les employés seront alors probablement juste arrêter de lire et vous perdrez l'occasion d'expliquer la situation ou pour essayer de conserver leur bonne volonté.
Expliquer la réduction des heures dans le deuxième paragraphe. Être spécifique. Combien d'heures les travailleurs peuvent attendre à perdre chaque semaine? Quand vont-ils retourner dans leur horaire normal, le cas échéant? Les employés auront beaucoup de questions et y répondre maintenant permettra d'éviter la confusion et les appels téléphoniques au bureau.
Mettre l'accent sur les bonnes nouvelles, le cas échéant. Par exemple, si vous êtes heures pour éviter de licencier quiconque hors de l'État, que la réduction. Si vous avez une stratégie que vous pensez obtenir votre entreprise de retour dans le noir bientôt, laisser les employés sentent votre optimisme. Même si les bonnes nouvelles est relativement mineur, il aidera l'employé de sentir que vous avez leurs meilleurs intérêts à coeur.
Donner des informations d'action dans le dernier paragraphe. Si les employés ont besoin de faire quelque chose comme remplir des formulaires supplémentaires, leur faire savoir. Remerciez-les de roulement avec vous dans ce processus difficile.