Comment écrire une lettre semi-formel

Format d'abord pour une grande impression

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  Sélectionnez un style adapté à votre lettre, comme 11 points Arial, Times New Roman ou Tahoma. Utilisez marges de 1 pouce sur le haut, le bas et les côtés. Réglez le format de paragraphe que la gauche; justifié (sans tirets) avec un interligne simple. Utilisez des espaces doubles de ligne entre les paragraphes.

• 2

  Ecrire la rubrique adresse de retour, qui comprend votre adresse uniquement (pas votre nom) suivie de la date. Double espace.

• 3

  Écrivez le nom et le titre de la personne à qui vous écrivez, suivi de l'adresse. Si vous écrivez à un président d'une société, l'adresse à l'intérieur lirait (avec les points-virgules désignant la fin d'une ligne): M. William Penn, Président- Ecrire Way Pen Company- 1234 Ecole Street- Wheaton, IL 60189. Double -espace.

• 4

  Ecrire la salutation, suivie par un colon, pas une virgule - "Cher Dr. Penn:" serait une salutation appropriée. Si vous ne connaissez pas le titre de la personne, utiliser une salutation plus générique, comme «Cher représentant des ressources humaines» ou «Cher d'embauche." Utilisez "To Whom It May Concern" qu'en dernier Resort- il suggère votre mépris pour identifier le bon destinataire. Double espace.

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  Pensez à l'organisme - ou le noyau - de votre lettre. Consacrer environ quatre paragraphes clairs, directs et spécifiques pour le corps, et de présenter une seule idée principale par paragraphe. (Voir la section 2 pour plus de détails.) Double-espace entre les paragraphes.

• 6

  Ecrire la clôture appropriée. Fermetures vont de plus formelle à moins formelle: «Respectueusement vôtre," "Sincèrement," "Sincèrement," "Sincèrement," "Sincèrement," "Cordialement", "Cordialement", "Cordialement" "Cordiales salutations »« Meilleurs vœux »et« mieux ». Insérez quatre interlignes.

• 7

  Tapez votre nom, puis tapez votre titre sur la ligne suivante (le cas échéant à la lettre). Signez votre nom dans l'espace entre la fermeture et votre nom dactylographié.

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  Double-espace, si nécessaire, et indiquer si d'autres matériaux sont enfermés ("Pièces jointes: R # 233 # 233- somme, échantillons d'écriture»).

Ecrire avec But pour une grande impression

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  Adopter le bon ton de votre lettre. Une lettre de semi-formel devrait être simple mais chaleureux. Choisissez vos mots avec soin et avec une spécificité, mais ne forcez pas à utiliser des mots "grands" d'essayer d'impressionner votre lecteur. En fait, les mots simples et concrets sont mieux. Soyez logique, raisonnable et impartiale, et ne pas invoquer le sarcasme ou de tenter l'humour, qui peut être mal interprété. Si vous écrivez une lettre de plainte - ou si vous écrivez une lettre de demande qui a incité votre colère - ne pas décharger colère ou de frustration dans la lettre. Soyez calme mais ferme. Rappelez-vous que vous voulez projeter la manière d'une personne sensée qui "mérite" une attention rapide et courtois.

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  Appelez la règle du journaliste pour expliquer pourquoi vous êtes writing- anticiper le «qui», «quoi», «où», «quand», «pourquoi» et «comment» aux questions de vos lecteurs. Imaginez la réflexion du lecteur, "Qui est cette personne et que veulent-ils de moi?" Ne faites pas votre lecteur de passer au crible votre lettre, en essayant de déterminer ce que vous voulez. Les lecteurs ont tendance à être impatient, alors soyez direct et arriver au point. Si vous écrivez à votre compagnie d'assurance pour demander un remboursement de 100 $ sur une surcharge, commencer votre lettre avec, "je suis un preneur de longue date avec votre entreprise qui cherche à obtenir un remboursement de 100 $ sur la politique d'assurance de mon propriétaire en raison d'une surcharge sur mon dernière déclaration. "

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  Fournir des informations afin que votre lecteur a tout ce dont elle a besoin pour répondre à votre demande ou préoccupation. Pour étendre l'exemple de l'étape 2, expliquer ce que votre prime est régulière et le montant que vous avez payé sur votre dernière déclaration. Calculez la différence et de l'état que vous souhaitez un chèque de remboursement dès que possible. Inclure votre numéro de police dans la lettre et se référer à tous les boîtiers pertinents. Tenir aux faits et ne comprennent pas d'informations superflues.

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  La plupart des lettres se terminent par un souhait sympathique pour une résolution rapide: «Je suis persuadé que cette question sera réglée ...» ou «Je vous remercie d'avance pour votre prompte attention à cette question ..." Expliquer comment le lecteur peut contacter vous si elle a besoin d'informations supplémentaires et la remercier pour son temps.

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  Relisez votre lettre, lire à haute voix, si nécessaire, et de le modifier pour la grammaire, l'orthographe et la ponctuation. Votre lettre doit être complètement exempt d'erreurs pour faire la meilleure impression possible. Si vous n'êtes pas sûr de vos capacités, demandez à un ami de confiance pour lire la lettre avant de l'envoyer.