Écrivez votre adresse dans le coin en haut à droite de la lettre. Ceci est pas nécessaire si vous utilisez papier à entête. L'adresse doit se lire:
Ton nom
Ton adresse
Votre ville, état, code postal
Votre numéro de téléphone
Date
Écrivez l'adresse du commandant sur le côté gauche de la page d'une ligne en dessous de la date. Le titre de l'agent doit être écrit en entier dans l'adresse à taper.
Titre (par exemple le lieutenant-colonel)
Commandant
Adresse de station
Ville (*): État (*): Code Postal
Ecrire le message d'accueil. Écrire "Cher" suivi par le titre de l'agent. Pour les titres plus longs tels que «lieutenant-colonel», vous pouvez les raccourcir à «colonel».
Écrire le contenu de la lettre. Inclure un paragraphe introduisant vous-même. Inclure aussi les informations de contact, votre rôle prévu et d'autres renseignements le commandant a besoin de savoir.
Terminez avec une salutation comme «Sincèrement," ou "Respectueusement vôtre." Écrivez votre nom ci-dessous. Écrivez votre rang en dessous de votre nom et l'unité militaire que vous êtes partie. Par example:
James Good
Sergent-major de l'armée américaine