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Comment écrire une lettre d'affaires contestant une charge

Lorsque vous recevez un relevé de facturation pour les frais que vous avez faites, il est important de revoir le résumé de la précision dès que possible. La possibilité existe qu'un montant pourrait être entré par erreur, facturent des numéros de compte pourraient être transposées ou vos données compromises à la suite du vol d'identité. Le plus tôt vous attraper l'erreur, plus tôt vous pouvez remédier au problème en écrivant une lettre d'affaires contester l'accusation. Si elle est un commerçant avec lequel vous interagissez régulièrement, un coup de téléphone suffit habituellement. Pour tous les autres fournisseurs et des créanciers, une lettre établit une trace papier devrait aller vos préoccupations en suspens.

Choses que vous devez

  • Bon papeterie de qualité
  • Enveloppe
  • Imprimante
  • Frais de ports

Instructions

    • 1

      Identifier le service approprié et l'adresse postale à laquelle votre lettre doit être envoyée. Obtenir cette information en appelant la société ou à la recherche, à l'adresse sur la déclaration ou l'arrière de votre carte de crédit. Dans la plupart des cas, votre lettre sera dirigé à l'attention du "Département de Crédit» ou «Renseignements sur la facturation."

    • 2



      Assemblez des documents tels que les contrats, reçus, chèques annulés et toute la correspondance relative à la charge que vous contestez. Faites des photocopies de ceux-ci de joindre à votre lettre avec le relevé de facturation contestée.

    • 3

      Indiquer clairement le problème dans le paragraphe de votre lettre d'ouverture. Plus précisément, de fournir la date de la déclaration de facturation, la date de la transaction, le montant remis en question et de votre numéro de compte. Expliquez pourquoi vous croyez que la charge est dans l'erreur.

    • 4


      Référence de la documentation à l'appui que vous fournissez pour étayer votre affirmation selon laquelle une charge n'a pas été autorisée par vous. Si la charge est pour les marchandises en provenance d'un magasin que vous avez jamais entendu parler ou charges à payer dans une ville que vous ne se rendent pas à l'heure, l'état de ces faits dans votre lettre.

    • 5

      Demander un appel à l'action de la part de l'acquéreur qui va résoudre le problème à votre satisfaction. Cela prend généralement la forme d'une demande de suppression de la charge et les frais de financement à partir de votre compte ou de rééditer le relevé de facturation avec le montant corrigé. Fournir vos coordonnées complètes afin que le destinataire peut suivre si des informations supplémentaires sont nécessaires. Faites une copie de votre lettre et de le conserver jusqu'à ce que la question a été réglée.

Conseils Avertissements

  • Gardez votre lettre brève et au point. Une lettre contestant une charge ne doit pas dépasser une page dactylographiée.
  • La rapidité est essentielle. En vertu des dispositions de la Loi sur la Fair Credit Billing, les créanciers doivent être mis au courant des erreurs de facturation dans les 60 jours lorsque vous recevez d'abord une déclaration inexacte de charges.
  • Pensez à envoyer votre lettre par courrier recommandé avec un bordereau de réception de retour si vous êtes préoccupé par le créancier pourrait essayer de vous ignorer.
  • Si vous ne reconnaissez pas le nom du fournisseur sur une déclaration, envisager de demander à voir de qui il est. Le nom de la personne morale qui gère les relevés de facturation peut être différente de chaque magasin sous son égide.
  • Les gens font souvent l'erreur de départ soit au sommet de la chaîne alimentaire dans l'espoir qu'il va générer une réponse plus rapide ou l'envoi d'une lettre à la compagnie sans aucune sorte de ligne de l'attention. Une enveloppe adressée générique pour les bureaux de l'entreprise de la société XYZ, par exemple, pourrait vraisemblablement prendre plusieurs semaines pour être redirigé vers le magasin régional dans lequel la taxe litigieuse à l'origine produite.

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