Appelez ou envoyez un courriel au bureau de l'ombudsman pour savoir si vous devez remplir des formulaires ou des documents dans le cadre de votre plainte. Certains médiateurs exigent les plaignants à utiliser des formes spécifiques de leurs lettres. Renseignez-vous aussi sur la production électronique. Beaucoup de grandes institutions dont les universités publiques ont des formulaires de plainte en ligne pour un accès facile et un traitement accéléré.
Commencez votre lettre en écrivant votre nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail dans le coin supérieur gauche de votre première page. Chaque élément doit avoir sa propre ligne, sauf l'adresse dans laquelle l'adresse de la rue devient une ligne et le code état, ville et code postal obtenir un autre. Au total, vos renseignements personnels devrait former un bloc de cinq lignes.
Inscrivez le nom et l'adresse de bureau de l'ombudsman deux ou trois lignes vers le bas de la vôtre, mais justifiée gauche. Si l'ombudsman est situé sur un grand campus, vous pouvez utiliser le nom de l'institution à la place.
Inclure la date de votre lettre de deux lignes ci-dessous l'adresse du destinataire, mais justifié à droite pour aligner dessous de vos informations personnelles. Écrivez le mois complet, jour et année.
Insérez une salutation deux lignes vers le bas à partir de la date, mais cette fois justifié de nouveau à gauche. Utilisez un titre propre suivi du nom complet de l'ombudsman. Titres peuvent inclure M., Mme, Mme, Dr ou médiateur.
Commencez votre paragraphe d'introduction de deux lignes en dessous de votre salut. Immédiatement expliquer la raison de votre lettre afin que le Médiateur comprend la question centrale. Les exemples pourraient être, «Je vous écris parce que je viens d'être harcelée sexuellement par un collègue», ou «Je sens que je l'ai été la victime des préjugés raciaux." Alors que la colère est naturelle dans certaines situations et que vous voulez être clair au sujet de votre question, ne prenez pas un ton accusateur. Après tout, l'ombudsman est là pour aider et devrait recevoir une lettre respectueuse.
Donne un compte rendu détaillé, factuel des incidents et les événements qui ont mené à votre plainte. Inclure les noms, les dates, les heures, les témoins, les participants, les lieux et commentaires. Donner toute potins ou par ouï-dire. Le médiateur ne peut travailler avec des faits. Vos sentiments sur les actions et les conversations peuvent être valable et important, surtout si vous avez été dégradé, avili ou rabaissé. Cependant, éviter de partager des pensées et des sentiments personnels sur les autres. Par exemple, "je toujours pensé qu'elle était un menteur,» ou «je jamais aimé la façon dont il a parlé à sa petite amie au téléphone,» ou «je entendu dire qu'il dormait autour," ne sont pas pertinentes pour le médiateur et peut, en fait, , travailler contre vous.
Terminez votre lettre en laissant l'ombudsman veulent savoir comment votre son pour vous aider. Des déclarations telles que "je l'espère, vous pouvez médiation notre conflit afin que nous puissions reprendre une relation de travail positive,» ou «S'il vous plaît aider à mettre fin au harcèlement de sorte que je peux de nouveau plaisir à travailler dans un environnement professionnel sûr," aider le médiateur élaborer des objectifs et une approche à votre plainte.
Terminer avec une clôture formelle respectueux comme «cordialement», «sincèrement» ou «respectueusement». Inscrivez votre nom ci-dessous et entrez ou imprimer votre nom ci-dessous votre signature pour plus de clarté.