Organisez vos pensées par écrit un aperçu. Votre premier paragraphe sera votre introduction dans laquelle vous devez indiquer clairement votre intention. Si votre identité est pas évidente pour le récepteur, vous devez utiliser ce paragraphe pour vous-même et votre rôle dans projet- par exemple introduire, vous pouvez dire: "Mon nom est Alice noir, et je suis le directeur adjoint de projet sur le projet Acme dans le bureau de Phoenix. Je dois concernant notre inspection de sécurité à venir ". Votre corps de la lettre ne doit pas contenir plus de deux ou trois points principaux liés à l'objet de votre lettre, en plus de soutenir faits. Votre conclusion est ce que vous espérez accomplir.
Rédigez votre lettre. Commencez par la date-dessous de la date, insérer l'adresse du récepteur. Ajouter une ligne de sujet après l'adresse du récepteur. Assurez-vous que le sujet est clair, comme: "En référence à:. Acme dans Office Project Phoenix" En dessous de la ligne d'objet, vous allez écrire votre salut, en utilisant le même nom que dans l'adresse. Sauf si vous connaissez bien le récepteur, ne pas utiliser un prénom. Vous pouvez utiliser une virgule ou un deux points après le salut. Puis, composer votre lettre sur la base de votre plan. Après la conclusion, fournir vos informations de contact, et ensuite utiliser une clôture officielle, tels que: «Merci» ou «Sincèrement." Utilisez la même ponctuation pour la fermeture que vous avez fait pour le salut. Donner trois ou quatre lignes et tapez votre nom. Votre signature manuscrite ira entre la fermeture et votre nom dactylographié.
Rédiger des descriptions de tous les boîtiers. Si vous êtes accompagnée des pièces justificatives avec votre lettre, indiquer que ci-dessous votre signature dactylographiée. Utiliser un format, tels que: "Pièces jointes: Rapport d'inspection daté du 5 mai 2010." Aussi, assurez-vous d'indiquer dans le corps de votre lettre que vous incluez ces enceintes.
Ecrire qui reçoit une copie de la lettre, le cas échéant. Ceci est indiqué par «cc», suivi par un colon. Vous aurez également référence ici si la personne en cours de copie obtiendra les enceintes. Par exemple: "cc: M. Louis Noir, Sr. VP de contrôle de la qualité, Bureau Dallas --- avec des enceintes." Si plusieurs personnes sont copiés, mettre des noms supplémentaires, un sous l'autre, sur des lignes distinctes.
Faire au moins une photocopie de votre lettre pour votre dossier, y compris les enceintes. Même si vous gardez une copie sur votre ordinateur ou sur un lecteur d'ordinateur séparé, vous voudrez une copie papier (c.-à-copie papier) après que vous avez signé. Faites suffisamment de photocopies pour tout le monde à qui vous envoyez une copie, et postez la lettre originale au destinataire.