Écrivez votre nom, adresse du domicile, le nom de la ville et le code postal dans le coin supérieur gauche de la page. Placez chaque élément sur une ligne distincte, et d'utiliser un interligne simple. Un exemple est la suivante:
Jane Doe
555 Park Lane
Maplewood, CA 00000
Passer une ligne, laissant le champ vide, et écrire la date sur le côté gauche de la page. Passer une ligne de plus, et d'écrire le nom du maire, Ville de (insérer le nom de la ville) et l'adresse du bureau du maire, plaçant chaque article sur sa propre ligne et sur le côté gauche de la page. Un exemple est la suivante:
Le maire John Smith
Ville de Maplewood
555 Main Road
Maplewood, CA 00000
Laissez une ligne vide en dessous de l'adresse de la mairie, et écrire Monsieur, Madame ou Madame le maire suivi du nom du maire. Commencez que le texte sur le côté gauche de la page.
Ouvrez la lettre avec une brève introduction sur vous-même. Commencez chaque paragraphe sur le côté gauche de la page sans indentation de la première ligne du paragraphe. Inclure une ligne vide entre chaque paragraphe. Ecrire précisément à propos de vos préoccupations, questions et idées. Donnez des exemples de ce que les autres communautés ont fait pour régler les situations dont vous écrivez. Demandez au maire de l'aide, et fermer la lettre en remerciant le maire pour son temps.
Relisez la lettre pour vérifier les erreurs.
Laisser une ligne vide en dessous de votre dernier paragraphe, et d'écrire une fermeture simple, comme "Sincèrement," sur le côté gauche de la page. Donner des trois lignes vides sous la clôture, et imprimer ou tapez votre nom sur le côté gauche de la page. Inscrivez votre lettre dans les trois lignes vides au-dessus de votre nom.