Comment écrire une lettre de plainte efficace à un chef de la direction

Rassemblez tous les renseignements possibles sur votre plainte. Cela peut inclure la correspondance antérieure avec les représentants du service à la clientèle, les dossiers de paiement et la preuve d'un produit défectueux, mauvais service ou toute autre preuve qui justifie votre demande. Assemblez vos documents et informations dans l'ordre chronologique pour illustrer la période à partir de laquelle vous avez rencontré d'abord le déficit pour le présent.

Projet de la chronologie des événements. Si nécessaire, commencez votre chronologie à partir du moment vous vous êtes abonné au service ou initialement acheté le produit. Inclure les informations pertinentes telles que les dates de service, description du produit, le modèle et les numéros de série. Affiner votre projet avec des informations spécifiques qui affirme votre droit à un produit de remplacement ou un service de réparation. Par exemple, si vous avez connu le service téléphonique de la maison pauvres, recueillir de l'information sur le moment où vous avez précédemment rapporté le service ainsi que les techniciens qui ont tenté de réparer votre service téléphonique.

Recherche de la société, y compris le produit ou un service spécifique. Ressources en ligne pour obtenir des informations d'accès généré par les utilisateurs sur les clients satisfaits et insatisfaits. Revoir leurs plaintes et le cours de l'action qu'ils ont suivi pour résoudre leurs problèmes. Obtenir des informations sur l'entreprise à partir de bases de données et les chambres de compensation affaires tels que le Better Business Bureau. Selon l'industrie, communiquez avec les ressources du gouvernement pour obtenir des informations sur la façon de déposer une plainte. Par exemple, la Commission fédérale du commerce est une ressource pour les personnes ayant des plaintes contre les entreprises.

Écrire le corps de votre lettre, en commençant par une introduction. Expliquez que vous avez écrit à la chef de la direction parce que vous ne recevez pas de réponse satisfaisante de votre contact antérieur avec service à la clientèle ou un autre représentant de la société. Composez une introduction agréable, libre de sarcasme et de colère. La meilleure façon de résoudre les problèmes passe par la coopération, mais l'esprit sarcastique ou écrit des lettres d'une manière condescendante ne recevra pas la réponse positive que vous recherchez.

Insérez votre chronologie. Si nécessaire, rogner les détails dans votre lettre de maintenir seulement les points essentiels. Votre lettre doit également indiquer que vous avez des informations complémentaires que vous aurez plaisir de partager dans une conversation téléphonique ou communication ultérieure. Exprimez votre intérêt à résoudre la question aussi rapidement que possible afin de ne pas prendre inutilement des ressources. Inclure les informations de contact et votre disponibilité pour un appel téléphonique ou une réunion en face-à-face. Expédition votre lettre ou e-mail et conserver une copie de vos fichiers personnels.