Commencez par une salutation amicale. Membres de la famille d'adresse avec un "Bonjour à tous", "Bienvenue (insérer le nom de famille au pluriel),« ou Bienvenue sur le (nom de famille) Réunion annuelle! "Gardez le ton léger et informel pour créer une atmosphère chaleureuse et de fun-loving.
Écrire un premier paragraphe attentionné. Assurer que tous les membres de la famille sont arrivés en toute sécurité et sont satisfaits de l'hébergement, et à qui parler si elles ne sont pas. Informer les clients où ils peuvent prendre un verre rapide et quelque chose à manger, comme la cafétéria de l'hôtel ou un restaurant grec à travers la rue. Établir une base de départ pour tous vos invités, tels que la cafétéria centrale ou la réception de l'hôtel, quelqu'un devrait pénètrent accidentellement dans le groupe.
Inclure des informations utiles. Si vous hébergez la réunion à une communauté de retraite, ranch, hôtel ou à la plage, note un peu plus sur la région et le temps prévu pour la durée de votre séjour. ! Par exemple, "Bienvenue Franklin! Je vous souhaite à tous aviez la sécurité des vols du Midwest au Sud-Ouest. Nous sommes impatients d'une grande semaine, rempli de plages, le soleil, une cuisine délicieuse et de détente bien nécessaire Le Oliver Beach Resort attend ensoleillé Météo et une douche de pluie ici et là au cours des prochains jours ".
Choisissez une heure et le lieu. Donnez aux membres de la famille le temps de se détendre et installer en avant d'appeler pour une heure de réunion. Attribuer une ou deux heures. Par exemple, écrire «Vous avez tous eu de longs trajets. Rafraîchissez-vous avec une douche, ou faire une sieste, prendre un verre et manger un morceau au bar de l'hôtel sur le premier étage." Glissez dans un temps et un lieu pour rencontrer dans l'après-midi ou le soir. Par exemple, informer tous les membres de la famille qui à 20 heures deux bus bleus seront attendaient à l'extérieur le hall principal de l'hôtel pour les emmener à un restaurant en plein air de la Méditerranée.
Donnez un bref itinéraire. Évitez d'écrire une liste de «choses à faire» et les activités prévues dans la lettre de bienvenue. Fournir un aperçu de ce qui est en magasin pour la famille, jeunes et plus âgés, pour la réunion. Si vous êtes tous logés à une station d'hiver, notez que le ski, la luge, soirées de cinéma, une piscine intérieure et un sauna, de la danse et une cuisine élégante attendent. Enregistrer agendas pour un paquet de documents vous donnant distribuer plus tard, heures et lieux des événements quotidiens prévus.