Commencez la lettre avec des salutations simples japonaises. Ceci est assez facile, même si vous ne parlez pas japonais. Par exemple, vous pourriez écrire, "Konnichiwa. O genki desu ka?" ce qui se traduit simplement "Bonjour. Comment allez-vous?" Mettant en avant cet effort montre que vous essayez d'apprendre la langue.
Présenter des excuses pour vos compétences pauvres japonais. Même si vous pensez que vous parlez bien japonais, il est culturellement appropriée à être modestes sur vos compétences.
Utilisez un langage simple pour leur parler de vous-même. La plupart des familles qui se portent volontaires pour accueillir les étrangers parlent et lisent sans doute un peu d'anglais. Les phrases longues avec de grands mots, cependant, sont intimidants. Lors de l'écriture en anglais, faire vos phrases aussi courtes que possible. Certaines choses que vous pouvez inclure sont de savoir si vous avez les frères et sœurs, quelques-uns de vos aliments préférés et quand vous prévoyez d'arriver. Vous aurez la chance de mieux se connaître lorsque vous rencontrer en personne.
Offre plusieurs méthodes pour communiquer avec vous. Votre famille d'accueil japonaise peut vouloir vous contacter avant votre arrivée. En donnant un numéro de téléphone, adresse physique et adresse e-mail, vous leur permettez de choisir la méthode qui est la plus confortable pour eux.
Fin de la lettre sur une note positive, indiquant que vous êtes impatient de les rencontrer.