Utiliser la date que vous enverrez la lettre, et le nom et l'adresse complète de la plaignante dans le haut de la lettre. Si vous n'êtes pas utilisez un logo de l'entreprise sur la lettre e-mail ou sur le papier à lettre, assurez-vous d'ajouter votre information de l'entreprise après la ligne de signature de la lettre. Composez la lettre sur un ordinateur - des lettres manuscrites sont personnels et non de nature professionnelle.
Merci le plaignant de prendre le temps de vous en contact avec la raison de son insatisfaction à l'égard de votre produit ou service. Soyez précis sur ce que redisant son mécontentement était il est donc clair que vous comprenez sa plainte.
Indiquez votre intention de travailler avec le plaignant dans toutes les manières possibles pour résoudre le problème à elle et votre satisfaction mutuelle.
Indiquez que vous serez contactez directement le plaignant à travailler sur une solution et que vous serez également en évaluer la façon dont vous et votre entreprise pouvez prévenir une récidive de l'insatisfaction.
Excusons pour la gêne et de reformuler votre appréciation pour la volonté du client de vous contacter pour une solution possible.
Exprimez votre intention de travailler de conserver l'activité de la clientèle et indiquer l'importance de sa satisfaction est à votre entreprise.
Laissez quelques lignes pour votre signature personnelle (si cela est une lettre écrite) et la finition avec votre nom complet, le titre professionnel et votre information complète de l'entreprise. Si vous envoyez un e-mail, assurez-vous d'ajouter un "merci de contacter nous" ligne dans le sujet de l'email.