Planifier l'événement et acheter un livre de planification ou portable strictement pour l'événement. Maintenir un dossier pour les dossiers, contacts, cartes d'affaires, des reçus, des listes de volontaires, les réservations, les menus et tous les détails qui vont se poser avant, pendant et après l'événement. Obtenez une aide le plus tôt possible, comme un coordonnateur des bénévoles, et de commencer à déléguer des tâches.
Budget de l'événement. Une fois que vous savez au maximum le nombre de tête de la salle, le coût de chiffre d'allouer par personne pour les repas, les boissons, sacs-cadeaux et d'autres éléments de la liste. Les coûts de chiffre pour chaque entrée sur la liste, tels que les équipements, les frais de personnel, les locations, frais de service, pourboires et ainsi de suite. Les prix des billets et les fonds recueillis seront couvrir ces coûts, mais investissement initial comprendra un certain nombre de dépôts et les coûts anticipés.
Localiser et sécuriser une installation de tenir le banquet. Cela peut être un grand hôtel, grand restaurant qui accueille les soirées privées, un lit et petit-déjeuner ou manoir historique. Vous aurez besoin de connaître la capacité maximale afin de ne pas pousser trop loin les invitations pour les clients, ou vendez plus de billets que salle permettra. La plupart des établissements de qualité auront personnel pour aider à la planification, ainsi que la restauration et d'autres services à l'interne.
Réservez votre maître de cérémonie (MC). Vérifier avec les agences de talents locaux. Si vous souhaitez réserver un "nom" acte ou une célébrité, vous devrez commencer à l'avance de la date prévue que certains ont des horaires très chargés. Agents de contact et des gestionnaires pour le divertissement et réservez tout le talent.
Commandez invitations, billets, programmes et autres imprimés tels que des brochures de l'organisation pour laquelle les fonds sont élevés. Si vous allez à une enchère, commencer à obtenir des articles donnés. Une équipe de bénévoles peut gérer cette responsabilité. Ventes aux enchères silencieuses seront pas besoin d'un commissaire-priseur, mais une vente aux enchères d'enchère sera. Décidez si votre MC fera, ou si vous avez besoin d'un spécialiste indépendant. Invitations de messagerie à la liste des bailleurs de fonds de l'organisation. Assurez-vous de noter l'événement est semi-formel. Spécifiez quelque chose en particulier les clients auront besoin de savoir au-delà de la date, l'heure, le lieu et les invités spéciaux ou de divertissement. Assurez-vous de promouvoir votre enchère.
Annoncez l'événement à travers des bulletins d'information, la publicité en ligne, les journaux locaux et les stations de radio qui portent PSA (Annonce de service public) pour les non-profits. Stations de télévision locales peuvent aussi avoir un calendrier des événements et émissions de nouvelles locales peuvent faire une courte entrevue ou brancher pour l'événement, donc avoir tous les détails prêts.
Parlez-en à le chef de la salle, ou aligner la restauration hors domicile. Décider ou non d'avoir un buffet ou service complet, repas plaqués. Dites-lui votre budget et attendue dénombrement. Cela peut être finalisé plus vous vous rapprochez, mais il est toujours mieux de se préparer à plus de gens que vous attendez que de tomber en deçà des besoins réels.
Restez en contact régulier avec des bénévoles, des collègues et tout le personnel travaillant à l'événement. Attribuez un assistant spécial à chaque groupe de célébrité ou de divertissement pour aider à quoi que ce soit lors de l'événement. Rencontre avec tous les bénévoles à l'avance pour qu'ils sachent comment se vêtir, quoi faire, où être quand, etc.
Arrivée à l'emplacement de l'événement beaucoup plus tôt dans la journée pour décorer et mettre en place l'espace. Si vous quittez pour vous préparer, revenir avec beaucoup de temps à rencontrer des invités spéciaux, des célébrités et de divertissement et les diriger vers où ils seront assis, au travail ou attendre dans les coulisses. Si vous rencontrez un groupe de scène, ils vont montrer lever tôt pour mettre en place et faire des contrôles sonores. Superviser que les détails définitifs viennent ensemble, et profiter de l'événement. Ensuite, assurez-vous que tout est nettoyé et tout le personnel ou le personnel clé sont payés. Recueillir les enveloppes de dons et de donner à la personne appropriée représentant l'organisation.