Formater votre lettre professionnelle, avec le logo de votre entreprise, coordonnées et vos informations personnelles situé en haut de la page. En outre, inclure des informations de contact d'affaires de l'importateur et une salutation appropriée. Le texte doit être aligné à gauche sans indentations pour les paragraphes et avec interligne simple.
Attirer l'attention de l'importateur dans le premier paragraphe en soulignant votre point de vente clé. Mettre l'accent sur le point de différenciation qui rend vos produits les meilleurs sur le marché. Vous pouvez avoir le plus bas prix, les meilleures caractéristiques, ou le plus rapide délai d'exécution de la commande à la livraison. Vous ne devez pas exagérer mais veillez à indiquer en évidence les avantages de votre entreprise.
Fournir plus d'informations sur votre entreprise et son arrière-plan dans le deuxième paragraphe. Expliquez combien de temps vous avez été dans les affaires et où vous êtes situé. Décrivez exactement ce que vous produisez et dans ce volume. En outre, expliquer qui certains de vos clients actuels sont et les rendre disponibles comme référence.
Fournir plus d'informations sur les caractéristiques de vos produits. Ceci est particulièrement important pour les produits techniques tels que le matériel informatique, les équipements de réseau ou des articles pharmaceutiques. L'importateur voudra savoir que bon nombre des caractéristiques que possible. Vous pouvez même inclure des diagrammes ou des modèles sur un document séparé.
Convaincre le lecteur que votre entreprise est le mieux pour travailler avec et que vous pouvez livrer comme promis. Décrire les conditions de paiement, le délai d'exécution, l'information de la logistique, et les prix. Laissez la lettre ouverte pour la négociation et le suivi. Fermez la note avec un signe-off gracieuse.