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Comment écrire une lettre pour demander une réunion

Les premières impressions comptent lorsque vous écrivez à quelqu'un de demander une réunion d'affaires, si la lettre est sous forme imprimée ou électronique. Si votre lettre divague sans un point central, comprend erreurs orthographiques et grammaticales, omet des détails importants au sujet de la réunion ou est présentée de manière non professionnelle, les bénéficiaires ne pourraient pas penser que vous valez leur temps. Améliorer les chances d'une réponse positive à votre demande de réunion en gardant votre lettre brève et au point et en fournissant des détails précis et clairs. Ecrire dans un format de lettre d'affaires pour assurer qu'il est présenté aussi professionnellement que possible.

Lettre d'affaires Format

  1. Justifiez votre lettre physique sur le côté gauche de la page, sur l'arrêt de l'entreprise. Ne pas utiliser des émoticônes ou des graphismes mignons si emailing votre invitation.

  2. Placez la date sous la tête. Passer deux lignes et indiquer le nom et le titre formel de l'objet, le nom et l'adresse de l'entreprise - ligne par ligne. Le courriel contient déjà la date et l'adresse e-mail de votre destinataire, donc il n'y a pas besoin d'ajouter ces derniers.




  3. Passer une autre ligne et ajouter "Subject:" avec quelques mots descriptifs comme «Invitation à rencontrer pour discuter de votre compte." Pour une lettre d'email, écrire une ligne d'information de l'objet semblable à ce sujet dans une lettre de papier.

  4. Passer deux lignes et ajouter un message d'accueil approprié, tel que: «Cher M. Jones:" pour quelqu'un que vous n'êtes pas sur une base de prénom avec, ou "Cher Bob:" si vous savez l'autre. Passer une ligne et commencer le corps de votre lettre. Pour un email, commencer avec la salutation. Passer une ligne et de continuer avec le corps de votre lettre.

  5. Passer deux lignes à la fin de votre lettre. Ecrire un signe-off approprié tel que "Regards", et insérez votre signature, qui inclut votre nom, titre, nom de l'entreprise et des informations de contact direct comme le numéro de téléphone de bureau, numéro de téléphone cellulaire et votre adresse email.

Que dire

  1. Gardez le ton de votre lettre appropriée. Par exemple, des lettres d'affaires décontractée peuvent inclure des plaisanteries telles que «Je espère que cette lettre vous trouvera en bonne santé après les événements de la nuit dernière." Une lettre officielle doit omettre la plupart des commentaires personnels et respectez les détails de la rencontre.



  2. Présentez-vous brièvement si votre destinataire ne vous connaît pas, alors l'état que vous souhaitez demander une réunion et ce que vous espérez pour discuter ou d'atteindre à la réunion. Par exemple: «Je suis le nouveau gestionnaire de votre compte chez XYZ Corp, et je voudrais vous inviter à me rencontrer afin que je puisse vous montrer comment nos derniers produits peuvent améliorer vos profits."

  3. Proposer deux ou trois dates et heures de la réunion proposée afin que votre sujet a un choix et est susceptible de répondre à votre lettre. Indiquez si la réunion sera dans votre bureau, le bureau de votre sujet ou un troisième emplacement, et si elle comprendra un repas ou des rafraîchissements.

  4. Fermez la lettre en indiquant quand vous allez appeler pour confirmer la date, l'heure et le lieu de la réunion. Ajouter une courte déclaration exprimant combien vous appréciez le temps et l'attention du destinataire.

Conseils Avertissements

  • Pour les réunions d'entreprise, écrire une courte lettre avec un accent sur l'objet, l'heure, la date, le lieu de la réunion et quand une réponse est nécessaire. Pour une lettre de vente ou l'introduction demandant une réunion, l'accent sur la valeur de votre sujet sera dériver d'une rencontre avec vous, comme des informations sur les initiatives de l'entreprise, les économies de coûts, d'autres avantages pour le bénéficiaire, ou de réseautage avec des contacts d'affaires potentiels.
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