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Comment clarifier les malentendus dans un e-mail

Email peut être une façon difficile de communiquer avec quelqu'un parce que vous ne pouvez pas voir la personne qui parle de vous ou d'entendre le ton dans leur voix. Par conséquent, les choses peuvent être prises hors contexte. Lorsque vous essayez de résoudre un problème ou de dissiper un malentendu par e-mail, il est important d'être articulé et l'utilisation appropriée, des mots forts pour exprimer vos pensées. Il est facile de confondre le sarcasme avec rudesse sur Internet, donc relire votre e-mail avant de l'envoyer au destinataire.

Instructions




  1. Reconnaître un malentendu ou d'une mauvaise communication. Si vous êtes incertain à propos de la signification d'un courriel, poser des questions. Si vous avez envoyé un e-mail qui a été reçu d'une manière négative, assurer le récepteur que vous ne vouliez pas trop abrupte, dédaigneux, ennuyé, ou tout autre connotation négative a été prise par le récepteur. Clarifiez votre sens, et être certain d'utiliser des déclarations polies, comme «s'il vous plaît» et «merci».

  2. Relisez l'e-mail pour voir où le malentendu aurait pu se produire. Les informations contenues dans l'e-mail a été présenté clairement, ou était-ce ambiguë? Si la mésentente porte sur des données, des délais ou des autres attentes, mettre les détails pertinents dans une phrase. Puis ajouter des informations ou commentaires supplémentaires. Si vous avez reçu un e-mail avec les attentes ambiguës, poser des questions.



  3. Offrir un moyen de vous deux peut résoudre le problème, suggérant peut-être parler de la question par téléphone ou en personne autour d'un café. Votre générosité de temps transmet votre intérêt à maintenir une bonne relation avec une autre personne.

Conseils Avertissements

  • Peu importe comment vous êtes occupé, relire vos e-mails avant de cliquer sur le bouton d'envoi. Mettez vous à la place du destinataire du courriel et demandez-vous si votre intention est clairement transmis. Commencez par une salutation ou se terminer par une remarque polie, pour ajouter de la chaleur à la tonalité du message. Rappelez-vous que les mots parlés peuvent être oubliés, mais les e-mails peuvent vivre éternellement. Dans son article, "Ne tapez pas à moi comme ça: Email et les émotions," David F. Swink conseille que vous évaluez votre relation avec le récepteur et d'ajuster votre niveau de formalité pour correspondre à votre relation.
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