Planifiez votre lettre. Soyez clair dans votre esprit qui vous écrivez et pourquoi. Notez les points que vous voulez faire dans l'ordre que vous souhaitez en faire. Si vous avez quelqu'un que vous pouvez parler de la teneur de la lettre, cette personne montrer vos notes. Discutez de ce que vous voulez que la lettre à atteindre.
Adressez la lettre au comité non à un individu. Le secrétaire du comité assurera chaque membre du comité reçoit une copie.
Utiliser un format standard de lettre. Si vous n'êtes pas sûr de cela, travailler avec un format d'un programme d'ordinateur. Les ordinateurs ont généralement des programmes tels que le cadre de leurs forfaits de base.
Commencez la lettre expliquant qui vous êtes et pourquoi vous communiquez avec le comité. Un comité a besoin de savoir qui elle est saisie et pourquoi. Même si vous connaissez déjà certains membres du comité, ne présumez pas qu'ils vont expliquer aux autres qui vous êtes et pourquoi vous écrivez.
Adopter le ton juste pour votre lettre. Qui que vous écrivez et ce que vous écrivez au sujet, le ton d'une lettre à un comité devrait être formel et affaires similaires. Vous ne devriez pas adopter un ton agressif, ni celui qui est trop soumise. Votre but est de venir à travers aussi calme et raisonnable.
Soyez concis avec vos mots. Gardez vos phrases et des paragraphes courts. Ne pas utiliser le jargon, sauf si vous êtes sûr que chaque membre du comité vous comprendre. Aussi éviter les clichés et le rembourrage. Tenir aux faits et les points que vous voulez faire. Si vous écrivez une lettre de recommandation de quelqu'un, être honnête. Ne pas exagérer les réalisations de quelqu'un au-delà de ce que la personne est capable de faire.
Gardez la lettre aussi courte que possible. Il n'y a aucune longueur idéale, mais une lettre à un comité devrait contenir tout ce que vous voulez dire et pas plus. Les lettres qui composent de nombreuses pages impressionnent rarement les membres du comité. Si vous avez de longues informations que vous voulez dire au comité, envisager de mettre dans une annexe distincte à la lettre.
Fin de la lettre avec un bref résumé de vos points. Vous ne devez pas nécessairement pour ce faire. Si vous avez écrit sur une question complexe, cependant, les membres du comité peuvent apprécier un résumé.
Tapez votre lettre sur un ordinateur, et d'utiliser une correction orthographique et grammaticale. Gardez une trace de votre lettre dans un fichier approprié.