Entrez la date de la paperasse est reçu sur le formulaire de réception. Si nécessaire, remplissez les informations de votre entreprise en haut de la réception.
Recherchez une lettre d'accompagnement documenter les documents envoyés. Une lettre peut être présent même si la paperasse arrive par un courrier ou est remis en mains propres. Si présent, analyser la lettre pour le type ou le nom du matériel envoyé et double-vérifier la paperasse que chacun est présente. Par exemple, une lettre pourrait accompagner et identifier les dossiers médicaux que "dossier de l'hôpital, John Doe" et "Dossiers médicaux ambulatoires, John Doe." Enregistrer chaque élément séparément sur le formulaire de réception, même si elles peuvent être arrivés ensemble.
Examiner les documents pour vérifier le nom et le type de documents envoyés, si il n'y a aucune lettre d'accompagnement. Cherchez des groupes d'information ou de documents divisés par clips liant, du papier ou des agrafes de couleur. Si aucun des marqueurs d'identification ou une liste d'inventaire sont disponibles et il ya une grande quantité de documents, d'identifier la pile comme "Divers paperasserie." Si vous pouvez déterminer ce qui les documents de la paperasserie sont, puis les identifier sur le reçu. Les exemples incluent "les déclarations fiscales, John Doe, 1995 - 2004», ou «Deeds et Plats - John Doe."
Pour des enveloppes scellées marquées comme «Confidentiel», indique une telle enveloppe a été reçu. Par exemple, "(1) 8 1/2 x 11 pouces enveloppe en papier kraft étiqueté« confidentiel »suffira.
Identifier sur la réception comment la paperasse a été livré: vélo messagerie, FedEx, secrétaire, etc.
Signer ou parapher la réception de documenter la personne à qui la paperasse a été présenté.
Fournir un reçu à la partie qui a envoyé les documents en personne ou par la poste. Il ne faut pas que vous donnez un reçu à un courrier professionnel pour les documents spécifiques que vous avez reçus. Vous, ou quelqu'un dans votre front office, déjà signé un presse-papiers ou un scanner électronique documenter la livraison du courrier. Conservez une copie lisible du reçu pour vos dossiers.